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如何写好工作邮件 2016年3月17日 目 录 ? 工作邮件思想 ? 工作邮件用途 ? 工作邮件分类 ? 工作邮件结构 ? 邮件撰写顺序 ? 其他注意事项 工作邮件思想 比技巧更高层面的东西——思想，换位思考，提前做准备。 基本思想：多为他人着想把事情做在前面 1.与人方便，自己方便 2.让别人和你一起做事很舒服 思考： 当我们盯着别人看—“为什么是他”的时候， 最好多想一想—“为什么不是我？” 工作邮件用途 邮件用途：简单而且重要的事项沟通 沟通形式：面谈，电话，邮件 重要麻烦紧急——发邮件，追电话，或者打电话，追邮件。 具体作用： 简单而重要的事情马上发邮件，及时准确地记录事项进程； 重要事情的安排、结论，一定要发邮件，备忘、备查、提醒参与者； 复杂的事情，先开会，再邮件发会议记录。 不适用： 复杂的事情不要通过邮件讨论，这样效率很低； 有争议的事情不要在邮件中讨论，容易引起误会。 工作邮件分类 主要类型：确认邮件；需求邮件；反馈邮件；通知邮件。 确认邮件—存证据 口头、电话、会议交流的事情，邮件进行确认； 需求邮件—有细节 部门内部、跨部门、跨公司，要把细节写清楚、量化出来，这样需求才精确，接 需求的人知道怎么做，结果也不会太让你难受； 反馈邮件—有反应 收到别人的需求邮件后，应该尽快反馈：确认收到需求，并告知对方自己的计划 安排；反馈结果输出物，并对输出物做适当的说明； 通知邮件—广播站 这种邮件不需要回复，也最好不要回复。如果回，直接回具体对象，尽量不要回 全体。 工作邮件结构 主要结构：①发送地址 ②标题 ③称呼 ④正文 ⑤附件 ⑥恭祝语 ⑦签名档 工作邮件结构 ①发送地址：收件人（to）、抄送人（cc）、密送人（bcc）。 a)收件人：需要处理该邮件的人，或者是通知发布的对象。尽量不要一事二 报，一件事情不要同时申请两个领导批示；一件事情不要安排给两个人去做。 b)抄送人：只是让对方知会一下，可以不回复。如果需要重视或知情的时候， 可以抄送一下收件人的上级领导或公司级领导。 C)密送人：不方便让别人看到在收件人列表里出现的人，可以放在密送里； 重要的、容易忘的邮件，密送给自己一份，可以方便管理查看；在发送通知 类邮件时，不想让大家在邮件里群体回复，可以把发送对象的邮件地址列表 放在密送人里。这样大家看到的收件人里只有自己，全部回复也不会打扰到 其他人。 工作邮件结构 ②标题：整个邮件的金字塔顶端，避免使用口语化的文字，会显得不职业。 一句话概括清楚邮件的内容，尽量不要把整个邮件内容都写在标题行。 ? 关于进行资产评估有关事项的说明-东方信源； ? 东方天长2016年第一次董事会的通知； ? 颐合申请用美金兑换人民币； ? 集团公司年度会议所需财务数据； ? 到款信息_2016-03-10； ? 季报，请查收； ? 大家先不要提交单据，成本中心还要完善一下，我一会会发通知的！ ? 答复: 2016年02月01日汇率维护： ? 回复：回复：回复：Re: Re:Re:_答复:_机箱故障 工作邮件结构 ③称呼：称谓+礼貌用语 通常按照公司文化写，比如体制内单位，通常都要带职位级别x 总；在外企公司或 创业团队，通常喜欢直呼姓名；单独写给领导的邮件直呼姓名或昵称；有第三人的 时候称呼 x 总；在对外部公司写邮件的时候，一般要把级别表明出来。 如果收件人为全体：大家好！；各位好！； 如果收件人为二人：XX/XX，你们好！； XX/XX（总），您们好！；二位好！ 如果收件人为一个：XX；XX，你好！；XX（总），您好！ 例： 工作邮件结构 ④正文： ? 要事第一，结论在前，分析在后（遵循金字塔原理）； ? 邮件开头要说明发送本邮件的原因，因何事要发此邮件。 ； ? 将邮件要传递的信息简洁明了、逻辑清晰地说清楚，如果事项较复杂，要用1、2、3 等编号排列分别说明； ? 邮件的结尾，要说明自己对于邮件所列事项的意见，及希望收件人作出的反应（请审 阅、请审批、请复核）。 ? 建议用字号用小四（12-14号），字体用宋体，颜色用黑色； ? 对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等合理提示； ? 根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择适当的语气陈述，多使用请、谢谢 等词语。 工作邮件结构 ⑤附件： ? 如果邮件带有附件，应在正文里面做相应说明，提示收件人查看附件； ? 附件文件应按有意义的名字命名，不要直接用原始文件名称（如扫描件）； ? 附件少的时候最好不要打包； ? 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件； ? 附件多，必须打包的时候，要在邮件正文里做一下附件说明； ? 邮件发送前，一定要记得粘贴附件。 工作邮件结构 ⑥恭祝语： 正文中需要对方协助工作等结尾可以写：谢谢！ 常用恭祝语：祝工作顺利! 祝周末愉快!