会务标准化流程及参会人员排位示意图.pdfVIP

. 会务工作标准化流程 一、会前准备工作 （一）确定会议名称 1、会议性质（例会、安全生产会、理论学习会、现场会、 启动会、研讨会、座谈会、汇报会等） ； 2、会议内容； 3、会议范围。 （二）拟定会议步骤 1、会议日程； 2、会议议程； 3、会议程序。 （三）草拟会议通知 内容包括：会议名称、目的、主要内容、与会人员范围、地 点、会期等。 （四）下发会议通知 将会议通知传达到每名拟定与会人员， 确定每名与会人员是 否能如期参会，并及时反馈。同时，如接到上级会议通知，应以 纸质文字形式，注明会议时间、地点、着装及特殊要求，送至每 位与会领导手中。 . . （五）准备会议材料 1、会议文件； 2、讲话发言材料； 3、会议主持词。 （六）布置会场 1、打扫会场卫生，摆放桌椅； 2、会场电脑、投影仪、话筒、音响等设备调试； 3、水杯、矿泉水摆放； 4 、名牌（台卡）摆放； 5、材料摆放； 6、会议条幅； 7、座位图。 （七）会前检查 1、听取会议所有筹备人员的口头汇报； 2、到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布 置工作； 3、针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。 二、会中工作 （一）签到工作 及时完成会议签到工作， 并确定未来人员是否请假， 与谁请 假，并督促人员尽快入座。 （二）主席台热水填补 每 20-40 分钟对主席台水杯进行补水， 如遇特殊情况， 可根 . . 据现场情况调整补水时间。 （三）会议记录 随身携带录音笔，及时记录领导发言。 （四）会议拍照 随身携带照相机、摄像机，及时拍摄记录会场情况。 （五）突发情况 面对会议中出现的分会场网络中断、 话筒失音、 音响失灵等 突发情况，与会务负责人员要及时救场，妥善处理。 三、会后工作 （一）清理工作 1、回收领导名牌； 2、清理会议室卫生； （二）录音整理工作 会议结束后 24 小时内， 完成录音整理工作， 如遇涉密录音， 由专责人员整理。 （三）会议纪要 会议结束后 48 小时之内，完成会议纪要相关工作，及时发 放。 （四）会议宣传工作 会议结束后 48 小时之内，完成会议新闻稿件的刊登，及时 报道宣传会议的相关情况。 . . 参会人员排位示意图 一、 大会议室的位置安排 座位摆放总原则，第三小点的排法只在座位无法移动时使用。 场景一： 汇报会、演出、讲座、视频学习会 . . 场景二： 职代会、安全生产会、动员会 实例： .