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如何使会议高效.pptx 37页

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如何使会议 2015.09.08 ; 会议高效包括高效率开会 和会后高效力执行;3; 会议本身是没有效益的,而且是需要成本的,因此,我们要尽量控制好开会的时间长度和开会频率。; 会议管理是企业管理中最为重要的手段之一 会议管理能力是评估企业高层综合能力的重要指标 开会的能力被哈佛作为管理的核心技能之一 ;公司会议常见的问题;会海 开会过多、过滥。 彼得·德鲁克曾指出:一个企业的经理如果用超过25%的时间开会,就是一种“病态组织的表现”。 ;拖沓 会议拖拉严重,效率低下。 陪绑 有的为了“相互尊重”或“显示分量”,与会人数众多,无多大关系的人也来参会。 ;议题繁多 议题过多,讨论不深,遇事蜻蜓点水,碰到大点或难点的问题就推到“下次专题讨论”。 会前、会下不沟通,会议从零开始,与会人员一头雾水,会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念或者干脆就是鸡同鸭讲,没有共同言语。 ; 真正高效的会议都在会前、会下已经沟通,基本达成共识了,开会只是统一意志形成决议。 ; 据观察现在自动化这边有50%的 会议基本属于临时通知,相关人员没有做充分的准备,或者重要人员出差在外无法参加会议,这样的会议自然不会有好的效果。;会而不议 会议成为了领导“一言堂”,失去了会议的意义。 ;议而不决,决而不议 会议只是讨论不形成决议,会前准备不充分,全是到位再凭嘴巴、凭记忆、凭感觉说,不准备主题相关的事实数据,没有养成以事实和数据决策的习惯。 ;决而不行 有会议决议,但不落实到责任人,不落实执行。 ;行而不果 即使执行,也没有跟踪,根本没有结果或效果; 执行得好与不好都一个样,没有奖惩,久而久之,积极性被消磨殆尽。 ; 通过观察一个公司的会议制度、具体会议的准备、进行过程和会议决议的执行结果可以基本判断其管理水平。 ;会议须遵守的原则;准备要充分 重大事项必须提前足够的时间思考和准备,并在会前广泛征求意见,有些不便于在会上公开发表的意见或担忧??在会前提前沟通和解决掉,总之要提前充分做好准备,最好能基本达成共识,这样才可能在会议上快速作出决策,提高会议效率。 ;主题要集中 一次会议,最好只有一个主题,因为只有这样才能更好地集中相关人员,高效解决问题。 综合性会议,主题最好也不要超过三个。议题越多,参加人员越多,“陪绑”的人越多,效率越低下。 ;人员要相关 仅让与会议议题直接关联的部门参加,协办的部门不用派人陪绑; 具体的议题让主要负责人员直接汇报,领导不要代为汇报,更不要不了解实际情况而想当然地决策; 与会人员一定要有决策权,主管领导有事委派人参加,也要赋予相应的权利,否则就会造成议而不决。 ;21;有些问题简要介绍即可,重大问题讨论要充分,让相关尤其是一线部门充分发表意见,不能仓促决策; 重大决策最好刻意安排反面意见,以便讨论更充分,防止意见一边倒; 该议的时候要议,该决的时候要决,该举手的时候要举手,该签字的时候要签字,尽可能在会上形成决议而不要拖到会议结束了还没有结论。 ;时间要紧凑 要事先规定会议时间,一般的会议不要超过一小时,较长的会议要分阶段进行,每阶段发言人的时间要规划和控制好,主持人要把握好会议节奏。对较长的会议要安排中场休息,否则开会时间开长了,与会者注意力也不容易集中。 ;决议要及时 会议的记录一定要规范、完整,从会议主题、与会人员、缺席人员、发言、讨论记录到会议决议、表决情况等都要进行详细记录,做到规范、准确、可查,避免事后不认账。 会议结束后,应尽快下发会议决议。会议决议不同于会议简单的流水账记录,需要做一定的整理、调整和提升,因为会议临时讲的可能不全面或有遗漏。; 会议决议正式签发之前最好安排几个人交叉检查,决策人签发后最好给与会及决议相关人员签名确认。 ;手段要先进、可靠 建议应用PPT,简明扼要、重点突出、逻辑清晰,图表结合。 会议决议发放、宣导、提醒、跟踪和落实用电话、视频、邮件、OA、QQ、微信等工具和手段往往由于个人的表达水平、理解水平、工作习惯和生活习惯等不同易产生失真、误解、失误、遗漏、借口等等。所以,会议信息的传递应该用纸质签字的形式。 ;执行要检查 会议决策情况的跟踪检查,尤其是关键节点的把握,最好能培养主动、及时汇报的职场习惯,最好能有配套的培训来进一步强化执行力。 ;结果要奖惩 大多数人不会做你期望的事,只会做你检查和奖惩的事。 如果做与不做一个样、做好与做坏一个样

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