实物档案管理课件.pptx

实 物 档 案 管 理 2013年档案业务培训;一、实物档案及其作用;二、实物档案的收集归档范围及保管期限;3、名人字画实物档案：上级领导及社会知名人士为本单位的题词、作画。 4、单位发展中有纪念意义的物品：企业生产的产品实物或单位成立以来的牌、匾、用具等。 5、对外交往中收受的礼品 实物档案按其珍贵程度，保管期限定为永久或定期;三、?实物档案的归档要求：; 2.?印章档案的归档要求 各单位在启用新印章的同时，应向本单位档案室或 有关部门移交停止使用的印章；档案室及有关部门 应及时向档案馆移交印章档案或在移交文书档案的 同时移交印章档案； 各类机构、社会组织的印章由各级综合档案馆进行 收集、整理、保管。社会名人的印章在征得本人或 亲属同意后由各级综合档案馆进行征集、整理、保 管，也可寄存、代管；不属于归档范围的印章可由 各级综合档案馆按规定寄存、代管。;3.??字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、收受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。 4.??如发现认为有保留价值的、能反映单位发展历程的物品，经档案室认定后，即可归档。;四、??实物档案归档时间和移交手续;五、实物档案的分类整理与案卷排列;编制分类目录：目录一式二份，不同属类的案卷目录分开订装，在目录夹封面写上实物档案。; 实 物 档 案 分 类 目 录 （礼品类） ;实 物 档 案 分 类 目 录 （字画类） ;(二)印章档案的整理 1、整理原则：遵循形成规律，集中整理分类，区分保 管价值，便于保管利用。 2、质量要求： 收集的印章应确保齐全、完整、真实。 整理印章档案使用的材料应符合长久保管档案的需 要。这就要求清洗不同材质印章要选用适宜的清洗 剂，标签、纸张、装具应是无酸的中性材料，书写 墨水应是不溶性和不退色的等等。 ;3、整理步骤：共分九步。 第一步：清洗编号。 第二步：制作卡片。根据《档案著录规则》的要求，卡片尺寸一般为12.5cmх7.5cm。按照一印一卡的方式，将印章逐一在著录卡片上的左边区???盖制印模，在盖有印模的卡片右上区域的第一排编制与其印章相同的临时流水编号，第二排预留作为编制的正式档号。示例：; [盖制印模区] ;第三步：鉴定考证。 1、鉴定、考证印章的构成要素：通过查考印章启用和机构变更等文书档案及相关资料，研究印章边款、印材和印纽，比较印章规格式样和印文，对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪情况进行考证。考证结果可直接记录在卡片右上区域的第三排，文字内容较多，正面书写不下时，可在卡片的背面接着书写。 2、划分印章的保管期限：印章档案的保管期限分为永久（代号YJ）和定期（15年，代号DQ）两种。 ①对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构（办公室）印章的保管期限为永久；反映本地各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章的保管期限为永久。②其他内设机构和业务工作印章的保管期限为15年。 ③严重破损和一般事务性工作（收发文等）使用的无档案保管价值的印章，不列入归档整理范围。;第四步：分类排序。使用盖有印模的卡片进行分类和排序。 1、分类：各单位印章档案在整理过程中，实用印章一般可根据印章档案的年度、保管期限进行分类。 艺术印章可按作者进行分类。 2、排序：印章档案按保管期限——分类号——枚号顺序逐盒组织排列。相同保管期限、相同类别的实用印章，可按整理批次——机构（或人名字顺）——形成时间顺序组织排序； 相同保管期限、相同类别的艺术印章，可按整理批次——作者（人名字顺）——形成时间顺序组织排序。;第五步：分拣装盒。按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号拣取印章，将相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序逐一装盒。 装盒时，可根据印章规格的不同，确定盒内存放印章的数量。印章档案盒是特制有内衬活动式隔条的翻盖档案盒，间隔为可调节式，每盒最多能装24枚，盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺序排放。 印章装盒后要编制备考表。其中“本盒印章情况说明”应填写盒内印章档案的数量、完整性及其他需要说明的情况。填好后将印章档案备考表平放在盒内的印章上面。 此外还要在印章档案盒盒盖封面、下侧脊和背脊上如实填写“保管期限”、“分类号”、“起止枚号”等项目。 档案盒上架适宜平置叠放，不能竖放。钢印等特大型印章，可不装盒，直接排列上架。;第六步：制作印模。 1、使用材料：宣纸、平板纸、印泥台、印泥、毛毡、压条、墨、照相机等。 2、制作要求： ①盖制印模使用的印章、工具和材料应保持清洁； ②印泥台和搅拌印泥的工具应使用非金属材料（一般是塑料或有机玻璃或木