连锁药店电子文件、纸质文件归档与管理规范.doc

连锁药店电子文件、纸质文件归档与管理规范 为加强建设电子文件、纸质文件的归档整理工作，建立系统、完整、准确的电子文件、纸质文件档案，制定本规范。 一、电脑硬盘的使用 C盘为系统盘、D盘为工具盘、E、F盘为日常工作盘，工作盘以年度建立文件夹。 二、合同编号的编写 为统一日后工作文件名称，根据文件项目名称编写合同编号，前两位为项目名称拼音简写-日期（年月六位）-项目全称。 各部门因工作所需借用合同的向行政部负责人或档案管理员拿取合同编号。 三、工作项目电子文档管理 1.各部工作项目电子文档由基础资料、工作流程、绩效文件等文件构成。 2.桌面不能放重要文件的电子文档，但可创建快捷方式。 3.文件名称由部门首字母缩写拼音—编号（001开始）-文件全称-日期（文件生效日期），详见表（4）。 4.各部门按以上要求建立电子档及汇总目录后本部留存一份，再打包发总经办备份。 四、发放范围 行政部、人事部、市场部、财务部、网络部、采购部、商品部、质管部、储运部、开发部、药业公司 五、文件立卷归档的范围 （一）、公司注册及相关文件 1、公司名称预先核准申请书 2、组织公司协议书 3、股东委托书 4、被委托人身份证复印件 5、公司设立登记申请书 6、公司章程 7、验资证明 8、营业执照正副本 9、组织机构代码证正副本 10、税务登记表及税务登记证正副本 11、劳动年检书 12、公司年检报告书 （二）、各种法律文件 1、协议书、合同书、各类契约 2、商标及专利注册证明的有关文件 3、各类保险单据及公证文件 4、政府有关批复、批文及企业资质证明 5、其它法律文书 （三）、各部门文件 1、各种工作计划、统计报表； 2、本单位职工工资、福利方面的文件资料； 3、本单位财产、物资、档案等的交接凭证。 4、公司对内的正式发文，包括命令、决定、决议、条例、规定、通报等文件； 5、其它文件材料。 （四）、其它行政档案 1、车辆档案、固定资产档案。 2、政府单位来文（政策法规） 3、公司宣传资料及产品广告 4、与公司有关的报导 六、相关文件和支持性表单 1）《文件资料借阅申请表》 2）《资料和文件管控程序》 3）《部门对接表》 4）《电子文档目录汇总表》 注：此规定执行日期以总经理审批日期为主。 表1） 文件资料借阅申请表 文件编号 文件所属部门 申请日期 文件名称 预计归还日期 申请原因 申请人 审核 批准 启用日期：XXXX0301 版本：A版 修改状态：第0次 表2） 版本 修改状态 修改内容 修改人员 修改日期 A版 第0次 第一次编制 XXXX0301 表3） 日期 资料内容 数量 接收人 序号 名 称 适用范围 责任分部门 制定时间 1 HR001-工作时间和考勤管理程序 各部门 人事 XXXX.3.01 2 HR002-员工个人资料管理 人事部 人事 XXXX.3.01 3 4 表4）