会议售后服务管理资料PPT课件(-32页)教学教材.ppt

会议服务资料;;;;;;常规旅游由于竞争激烈、价格透明，利润点难有所提高， 会议则反之，其 可挖掘更多利润点，为企业带来超预期的宣传效果！ 比如：常规旅游可挖掘利润点为5% 那么会议可挖掘利润点就可能为30%;;; ; ;2、策划： 1】主题确定：根据会议的级别、具体情况进行分析，确定会议主题，选择会议举办地，确定会议是否分解会场，选择分会场的地点，并提前预约。 2】模式定位：根据会议的需求，确定会议模式并设计会场的布局，提供会议所需设备，提前安放并调试好，确保会议的顺利进行。 3】议程安排：安排会议的时间、根据需求，设计物料样式、内容、图案，在确认后进行制作以及印刷，提前把印刷品送到指定位置并安排发放给与会人员。 4】人员接送：根据与会人员的具体情况安排车辆，提前在指定位置等待与会人员，把与会人员快捷、安全送到目的地。 5】人员餐饮：根据与会人员的喜好要求和下榻酒店的实际情况，推荐并预定各种形式的餐会，包括西餐、中餐、自助餐、宴会等。 6】协调关系：整合会议所有资源，根据会议公关需求，进行沟通协调，达到会议最佳效果。; 1、考察 安排代表到目的地考察酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。 2、确定 推敲设想的流程及预案，把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。 3、签约 签订会议接待标准合同，预付定金（一般50%） 确认最终会议接待方案，接待方案包含下列内容： 1】交通安排：确认与会人员前往会议目的地和返程的交通方式。如有需要，帮助其代订票务。 2】接站安排：根据实际情况制作接站名单表，落实安排接站车辆。 3】住房安排：根据客户要求提前制作好分房表。 4】行程安排：确认会议相关的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排，房餐车导游等安排）。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。确认会议代表（客户）的娱乐??目、娱乐场所及消费和付费的方式。协调会议期间交通工具的安排。 5】特殊安排：确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。 6】安全确认：确认并保障会议期间会场防盗、消防以及参会代表的人、财、物等安全工作。; 1、准备会议物资： 1】会议资料，内容由主办单位提供，我公司将根据实际人数印刷。 2】领导发言稿，内容由主办单位提供。 3】《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。 4】宣传展板广告牌内容包括图片、文字由主办单位提供，我公司制作印刷。 5】欢迎布标、会议室布标、会议代表证的制作。 6】会议礼品的采购（按参会人数准备）。 7】会议用餐券准备。 8】会议工作人员服务标准条例、会议接待手册。 9】投影仪、照相机、摄像机、音响等电子设备的准备。;1、信息发布 1】信息发布形式：从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。 2】信息发布内容：包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。 2、回执处理 回执处理包括制作回执单和确认回执单有效两项工作。 1】回执单设计很重要，要合理且全面，包括的信息有：明确的人数、职务、性别、联系方式、有效证件号码、预计到达目的地时间、迎送要求等。 2】回执可以有多种形式，包括：传真、信函、电子邮件、网络回执或者电话。 3】确认回执有效，通常以会务费用是否交纳为标志。 4】回执收到后，进行统计，然后进行资源分配，包括会议坐位、接送站、资料礼品、酒店住宿等相关事宜的安排。 3、确认通知 1】确认会务费用以及其他需确认的事项，发出确认通知。 2】发出确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。 3】要考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。; ;;;;1、剧院式： 在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。 特点：最大程度地摆放座椅，最大限度地将空间利用起来，在有限的空间里可以最大限度容纳人数；但参会者没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。 适用于新闻发布会、论坛、辩论会、启动仪式等。 作为参会人员比较多的情况下，场地布置的首选。;4、回字型： 将会议室里的桌子摆成方形中空，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围，通常桌子都会围上围裙，中间通常会放置较矮的绿色植物，投影仪会有一个专用的小桌