夏兴集团管档案管理办法.pdfVIP

DY-BG-GD-04 夏兴集团管档案管理办法 1 总 则 1.1 为加强企业档案管理工作，保证和维护档案的安全、完整，充分发挥档案的功能， 提高其利用价值，特制订本办法。 1.2 本办法所称档案，是指企业在生产、经营、管理活动中形成的各种有保存价值的 资料，包括文本资料、电子记录资料和声像资料等。 1.3 企业各部门和所有员工均有保护企业档案的义务。 1.4 企业的档案工作实行统一领导，分级管理，定期归档的方式，共同做好档案资料 的收集、保管、整理、立卷和归档工作。 2 档案管理的机构和职责 2.1 企业办公室为档案管理的主管部门，对企业的档案资料实行统一归档和日常管 理。 2.2 企业档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。 2.3 办公室文员为企业的档案管理员。 2.4 各部门为档案管理的分管部门，由指定专人负责本部门的档案资料收集、保管和 移交归档工作。 2.5 办公室档案管理员和各部门档案管理人员（含兼职）均为企业的档案管理工作人 员，应保持相对的稳定，各部门专兼职档案管理人员名单须报办公室备案，如有 变动须及时通知办公室。 2.6 档案管理人员出现工作变动或离职，应将其经办或保管的档案资料向接办人移 交，严禁擅自带走或销毁。 2.7 档案管理人员应当忠于职守，遵守企业档案管理办法和保密办法，保守企业秘密， 不得向其他人员泄露档案内容。 3 档案的收集 3.1 坚持部门收集、管理资料办法。各部门档案管理人员按本部门资料的归档范围负 责及时收集、管理本部门的资料，每年三月份前移交企业办公室归档立卷，并办 好交接签收手续。 3.2 凡企业缮印发出的公文（含原稿、正件和附件）一律由办公室统一收集管理。 3.3 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集、 立卷、归档。 3.4 企业与外单位签订的合同或协议，在用印时即按合同约定的份数收取归档。 3.5 企业召开会议，由会议主管部门将会议纪要、会议材料、声像资料等向办公室移 交。 3.6 其他声像档案的收集应在声像资料形成后一个月内随立档部门其它载体形态的 档案同时归档，（归档的声像资料均必须为原版、原件，照片含底片）。 4 归档范围 4.1 企业应归档的资料包括：企业在日常工作和经营活动中形成的有保存和利用、参 考价值的文书资料、工程资料、图片和声像制品。 4.1.1 上级部门发来的与本企业有关的决定、决议、指示、批复、命令、条例、办法等 文件材料。 4.1.2 本企业对外的正式发文以及与有关单位来往的文书。 4.1.3 本企业对内进行管理、规范事务的正式发文。 4.1.4 重要的会议材料，参加上级部门会议带回的会议材料，企业内部会议的通知、报 告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议纪要和会议记录等。 4.1.5 企业的各种工作计划、总结、报告、统计报表、简报及合理化建议等。 4.1.6 企业与有关单位签订的合同、协议书和有关法律文书等文件材料。 4.1.7 企业关于员工劳动、人事、工资、福利方面的文件材料以及对员工奖励、处分的 文件材料。 4.1.8 企业的历史沿革、大事记及反映企业重要活动的报道、照片、录音、录像等。 5 档案的立卷 5.1 企业各部门要坚持档案资料的平时立卷工作。 5.1.1 各部门对处理完毕或保存 的文件资料，由专（兼）职档案管理人员集中统一保 管。 5.1.2 各部门应根据业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料立卷使用的“案卷类 目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。 5.1.3 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导签发的文件材料，收集齐全，加以整理， 送交本部门专（兼）职档案人员归卷。 5.1.4 专（兼）职档案管理人员应及时将收集的文件材料，按照“案卷类目”条款，放 入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。 5.2 企业档案年度立卷工作由办公室负责统一规范立卷，保证案卷质量，各相关部门 专（兼）职档案人员配合，共同做好档案的立卷、组卷、编目工作。 5.3 企业档案资料分类组卷由办公室统一规范