高效会议管理商务版.pptx

高 效 会 议 管 理 （商务版） ;;效用;1.效用; 会议几何困境 ;会议几何困境; 会议几何困境 ; 意义—表现存在价值 ; 意义—表现存在价值 ;会 议 板 块 ;规模：大会、中会、小会、小组会、一对一 手段：电话会、广播会、网络会、视频会、现场会 内容：讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会、 对象：内部、外部、国际、层次 时间：例会 年会、季度、周会、晨会、临时会; 会议管理机制和机构 更有效的解决办法 参与者了解目的性 合适的人员 准点 时间和地点 议题到位 合会与分会 不要怕取消 ; ; ;准备不足 结局渺茫 更优的替代方法： 自己解决 单独交谈 通知和告示 问卷调查 电话信函 口头传达 重复和已经达成一致 ; 杨经理刚上任，发现部门里的员工工作时特别缺少积极性，经理很想了解其中的原因，于是首先召开了一次会议，但在会议上，他发现员工们并不承认自己工作缺乏积极性，并且回避原因所在，似乎是有些顾虑。 于是杨经理决定改变方法，他先找到了比较敢说的小刘私下面谈，了解到问题可能出自两名员工身上，他们是副总经理的亲戚，副总经理的权势造成了这两人在部门内虽然无所作为，但却总是多得很多利益。 杨经理又通过不记名调查问卷的形式向大家了解了进一步的情况，找到了问题的根源所在。于是直接向董事会反映，董事会将以权谋私的副总经理降职，并将他的两位亲戚解聘。之后，杨经理又发了一个通知，要求大家调整心态，提高工作积极性。 虽然再没有召开一次会议，但部门风气却迅速成功好转了。部门的效益也随之上升。; 1，公司需要制定新的员工规范，关系到每个员工的行为准则。 2，国家刚对税制进行了调整，企业所得税和增值税的税率都有不同幅度的变 化，需要让相关的人员都能深入了解。 3，员工们在周五都计划着自己的周未活动，但经理想安排周五的晚些时间了 解一下大家的工作情况。 4，李主任上任一个月，很希望了解一下下属对自己的评价，并且希望从基层 得到进一步改进自己工作的建议。 5，上半年公司利润下滑，总经理很生气，于是打算将各个部门经理召集起来 研究情况，但是谁都知道销售经理和广告经理很对立，他们一定会在会上 彼此大加指责。; 资源的准备 管理的过程 生产的产品 团队的载体 一个团队的目标应该和整个组织的任务相关联，并对之提供支持。 —卡尔. 哈会曼《 团队合作》 ;2.效力; 准 备 开 会 笔记本、电脑、笔、手、桌子、椅子、黑板 还缺少什么？ 讨论讨论 研究研究; 组织和组织者 机构： 个人 小组 常设机构 责任：制定主题、组织开会、目标管理 重点：合适的组织者 在员工会议上，主管负责人应该是一个领导者、观察者、稽查员、提问者和决策者，请注意在这其中不包括说教者。一个主管人员决不能利用员工会议来自以为是地宣讲道理。 — 英特尔公司执行总裁 安迪.格罗夫 ;专 题 会 筹 备 组 领导小组 执行委员会 秘书组 保障组 专家组 商业组 支持单位;场外功夫 休哈特循环 沟通：全面、完整、对称、及时、通路 协调：主次 先后 调整 精心：用文案来表达 ;议 程 设 计 主题与目标：清晰并达成决定 选择开会形式 开会对象 时间和地点 主持人选择 发言者 可能的结论 文件准备和发放 工作分配落实 ;对象和人数 直接部门 关联部门 合适人员 讨论会 报告会 生产和技术分析会的平均人数 项目 17 行政 18 销售 15 人事 15 研发 13;选择参会对象记录;开会形式：组织间会议;组织间会议作业;2.效力;2.效力;2.效力;敬业和专业 网络视频会议 网络视频电子系统 适用的时间、内容和对象 控制会议中的发言和文件传输 丰富的数据量和个性化表达;程 序 会议要点和注意事项 介绍与会者 请主持人 介绍会议议程 致辞 主题发言 评论和交流 提问和讨论 小结和布置;临时会议小组TCG 小组关系