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1 目的 为确保公司 QHSE经管体系运行文件的适宜和有效，并对体系文件进行控制，包 括对体系运行所需的外来文件进行识别和控制，特制定本程序。 2 适用范围 本程序适用于对公司 QHSE经管体系运行的文件控制， 包括所需外来文件的控制。 3 术语和定义（无） 4 职责 4.1 总经理办公室是文件归口经管部门，负责公司 QHSE经管体系一、二级文件 的标识、组织评审、修订、发放、归档等经管。 4.2 各职能部门按照 QHSE经管体系主要职责编制程序文件，起草、审核及修订 职责范围内的第三层次文件，并做好经管控制。 4.3 各基层单位负责业务范围内的第三层次文件起草、审核、修订及经管。 4.4 总经理办公室负责公司外来文件的经管，各职能部门负责各自业务范围内 外来文件的签收、登记、传阅和归档等经管。 4.5 所有单位应对体系涉及到的电子文件按规定进行经管。 5 工作程序 文件和资料控制工作程序流程图（见 2/7 页） 5.1 文件的分类 5.1.1 内部文件 内部文件是公司为保证 QHSE经管体系有效策划和运行而制定并必须执行的文 件，主要包括： a）经管手册——一级文件； b）程序文件——二级文件； c ）作业文件——三级文件（包括公司相关制度汇编；作业指导书汇编；操作 规程；施工方案；技术规范；规范图纸；检验、检测、计量文件等） ； d ）记录 （包括用于证实符合 QHSE经管体系要求及产品实现过程和结果的各种 记录表格、数据报告、过程活动记录等） 。 5.1.2 外来文件 外来文件主要是体系运行所需的国家或上级主管部门下发的文件，主要包括： a）法律法规及其它要求； b）技术规范和规范； c ）其他与 QHSE经管有关的文件。 文件和资料控制工作程序流程图 1 / 7 文 件 分 类 内部文件 外来文件 相关专业部室 各专业部室起草文件 总经理办公室统一编号 组织相关人员讨论 填写文件签发审批表 相关主管经理阅示 原件存档 主管领导审批 （涉及各个专业的其它专业 领导及部门要汇签） 按领导批示印发相关单位 总经理办公室统一编号印制 主管部室下发相关单位 相关单位按文件执行并保存文件 评审、更改和改版并经重新审批 失效、作废文件回收销毁 5.2 文件的编号 5.2.1 文件的编号按文件层次递进， 本着易于查阅和检索的原则。 对文件编号进 行规定，如下： 2 / 7 a ）经管手册： 企业规范 / 公司代号 - 文件名称、版本号 - 年份。 即：Q/YZB— GSD — 2012 年份 （ ） 经管手册、版本号 从 A、B、C…… 企业规范 / 公司代号 b）程序文件 企业规范 / 公司代号 - 文件名称 - 文件顺序号 - 年份