文件管理制度培训课件教学提纲.pptVIP

文件管理及会议纪要培训;第一部分 公文格式关键注意点;一、排版 行距设置：一般为固定值28磅，可在25磅～28磅之间调整。但如最后一页纸只有版记内容时，需做调整，不采用“此页无正文”方式；具体方法：应先通过调整行距方式，然后可适当调整页边距和删减内容。 二、主体部分详细说明 1.标题：文号下空两行书写。二号宋体加粗字，居中排列，如有回行，要做到词义完整，排列对称，间距恰当； 2.主送机关（就是文件开头的称谓，必须有）：标题下空一行，顶格书写后用全角冒号；如使用“您好”字??，左空2个字； 3.正文：每自然段空2个字，回行顶格。需要用序号说明的，第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（１）”。如有附注说明的事项，在成文日期下一行用三号仿宋体字，左空2个字书写加圆括号；;2.不能采用“此页无正文”方式； 3.发文机关标识（红头）规格：高2cm，宽15cm；红色反线宽17cm。 4.公文、纪要方面业务和专业性要求，以秘书处要求为准。 第二部分 子公司文件分类及处理方法 公文管理工作是企管办一项基础工作，切实做好文件管理工作至关重要。此处理方法仅适用于集团下属子公司的公文处理工作。 红头有两种： 公司红头：公司全称+文件（集团统一备案的文号） 纪要红头：公司简称+纪要（公司文号插入“会”字） 文件种类有： （1）发文：上传总部文件；对外报送的请示等；分公司内部的通知、决定、通报、会议纪要。 （2）收文：外收文——外单位函件、通知、公告等正式文件；内部请示；集团来文。;一、各类办文封面使用 （一）办文单使用强调 1.内容提要：不可照搬原文，提炼出文章主题，用一两句话概括说明文件内容，一般最多不超过3行字； 2.办公室拟办意见：填写完整“呈**阅示，张三，日期”； 3.相关部门意见：当文件为内部请示时：办文单上面该项内容是指需要其他部门出具专业性意见的，比如工程科打一个调整工资的请示，那该项内容就是指人事科科长根据人事管理相关制度签署意见，然后再由总经理批示； 是外收文、集团来文时：在收文经总经理批示后明确指示转**科室阅，或者请**科室落实之类的，将原件拿给相关部门负责人阅知，并由该负责人在此栏签字，表示已经转阅；如有需要，可复印给相关责任人一份； 4.办理情况：必须填写处理情况、经办人、日期。 比如文件已经由文员张三在10月10日复印给**科室,必须在办文单下面的处理情况一栏写上：“复印给**科室**人,张三,10.10”； ;（二）发文稿纸填写 具体填写内容见发文稿纸样稿内各项说明，注意的是： 1.主送和文件称谓保持一致； 2.发文日期和发文经办人必须如实填写，不得提前打印。 二、文件质量及生效要求 （一）字迹要求 因铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写等耐久性差，不利于资料的保管，所以不能作为归档的材料。墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、铅印、计算机打印可作为归档的字迹材料。 （二）纸张要求 所有文件必须是Ａ４规格纸张，不能用传真热敏纸，如接收的传真为热敏纸，必须用Ａ４纸张复印后使用并归档。 （三）避免出现无效文件 落款处，既没有加盖公章也没有负责人签字的文件属于无效文件，没有归档价值，可视为作废文件； 各类收文的办文单要求必须有总经理批阅意见，未批阅的，视为无效文件，没有任何归档价值，直接作废即可。;三、办理、归档要求 （一）分类归档 大致分为：集团来文、公司文件、外收文，按台帐顺序归档。其中外收文主要是指当地政府部门发来的红头文件、各类函件等正式文件；外部检验报告、统计报表、备案表等都不属于外收文。 （二）归档 所有正式办文的文件，必须在企管办归档原件。 第三部分 传总部文件的特别注意事项;秘书处编号;一、拟定文件内容要求 1.请购物资请示：购买原因，物资型号、单价，以及总费用金额，且财务总监签字确认； 2. 买周转筐（盘）的，提供财务签字的盘存情况，具体包括上年度和本年度已经购买数量、目前总库存、报废数量、外欠数量、可正常使用数量； 3.如果有工伤类请示：将受伤原因阐述清楚，费用清单，以及保险公司是否理赔等信息必须提供； 4.调整费用预算\薪资标准的，阐述实际情况，将调整前、拟??整的费用额度写清楚； 5.涉及到支付当地政府相关费用的，必须提供相关文件作为附件； 6.支付款项的，要有通过总部评审的《合同评审意见表》。 所有文件必须一文一事，要主意用词严谨、简明扼要;二、出现以下情况之一的，均不给予办理 1.没有采用红头文件格式进行书写，以及行文格式有明显错误、有错别字，或者标题不能紧扣文件主题的； 2.未按《行业管理制度》中供应系统制度明确的《非生产性物资审批权限》行文的； 3.一文多事的； 4.不是发文单位第一负责人签字的，以及使用设计签名、无法辨认的； 5.因上下游沟通不畅，