电气与电子工程学院人事档案管理制度.doc

电气与电子工程学院 学生人事档案管理制度 1、目的 为更有效的对学生人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本办法。 2、适用范围 电气与电子工程学院全体本科学生。 3、权责 每学年由辅导员作为本年级档案的第一负责人，委派政治可靠、责任心强、安全意识好的学生骨干负责保管人事档案。收集、鉴别和整理档案材料，保证档案资料齐全完整，并做好档案的安全、保密、保护工作。 4、人事档案管理相关规定 4.1 基本管理 原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 新生入学后，学年应尽快组建档案管理小组，对每位同学的档案进行分类整理，档案袋外要有《人事档案目录》，并整理出电子档案，保证每位同学的档案的完整性。如有同学档案缺失，应尽快通知到本人，建议其补齐档案。 各年级档案的唯一保管人为年级辅导员，钥匙备份在学院主管学生档案的辅导员手中，其他人员不得经手档案钥匙 当在校同学的基本档案资料有变动时（如身份证号码变动、添加军训鉴定表等），应及时将相关资料交到学生工作办公室归档。 档案管理人员要定期查看档案的保管情况，注意防盗、防虫蛀、防火、防烟等工作。 4.2档案的查、借阅 各部门因工作需要查、借阅某位同学的档案，需填写《人事档案查、借阅审批表》，并经年级辅导员批准后方可办理。学生无权借阅自己的人事档案。 所有经批准后借阅出的人事档案需按期归还，对借阅后，归还破损、私自复印档案者、遗失者依档案管理的相关规定处理。 档案管理人员应做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记。 查、借阅档案注意事项： 严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料； 不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档案中取证必须事先经年级辅导员同意。 查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。 4.3 档案的中途接收 对于2+2与留级等原因，学业中途转入的同学，年级督促本人将自己的档案上交到学生工作办公室，并填写《人事档案转入申请表》然后由辅导员与档案管理人员检查后，方可归档。 4.4档案转出 由于学生离校而需转出全部或部分人事档案的，需填写《人事档案转出申请表》，经学院审批，方可取出档案 4.5 档案缺失办理 学生人事档案为每位同学身份的认证，必须每人都有记录。 如果由于个别原因，将大学以前的档案遗失，未能正常交到学生工作办公室，由学生个人负责，到高中所在学校补办档案。 在校期间，若人事档案遗失，学生向辅导员表明情况，补齐档案中应有的内容，交由学生工作办公室统一保管。 5、制定、修订、废除与颁布实施 本办法经核准后，由电气与电子工程学院学生工作办公室公告实施；修订或废止亦同。 人事档案目录 内容 份数 入档时间 备注 内容 份数 入档时间 备注 人事档案查、借阅审批表 文件名称 申请查、借阅原因： 申请人： 日期： 审批意见： 审批人： 日期： 归还人： 签收人： 日期： 档案完好程度： 人事档案借阅登记本 文件名称 借阅日期 借阅人签字 归还日期 接收人签字 档案完好 人事档案转入申请表 文件名称 申请转入原因： 申请人： 日期： 审批意见： 审批人： 日期： 经手人： 转入日期： 人事档案转出申请表 文件名称 申请转出原因： 申请人： 日期： 审批意见： 审批人： 日期： 经手人： 转出日期：