印章管理规定 (2).docxVIP

印章管理规定 1.目的 为严格控制公章、财务专用章、行政人事专用章、管理处专用章、等及相关 印鉴使用范围，增强印章使用的严肃性，同时规范公司印章管理制度，进一步完 善公司印章的管理程序制定本制度。 2.范围 本规定所牵涉的印章包括以下几个方面： 2.1 上海XXX商业经营管理/物业管理有限公司公章、合同专用章、法定代表人印鉴 章、部门章； 2.2 上海XXX商业经营管理/物业管理有限公司财务印章（财务专用章、支票专用章、 发票专用章、银行预留的法定代表人印鉴章等）。 2.3 各物业管理处（专用）章； 2.4 日常工作中，为规范书写或避免过多的重复书写而使用的方章； 2.5 因工作需要使用的私人印鉴章。 3.职责 3.1 行政人事部负责编写《XXX经营公司印章管理的规定》，并按本规定归口管理， 同时负责本文件的编制、贯彻、实施过程中的协调、监督和解释工作； 3.2 行政人事部负责2.1 条印章的日常管理工作； 3.3 行政人事部负责2.1-2.5 条印章的刻制工作； 3.4 各管理处的相关部门负责其管理处印章的管理工作。 4.要求 4.1 申请和批准 4.1.1 刻制印章必须填写“印章刻制申请表”（附表一），填写申请人姓名、刻制印章 的理由、要求和样式（所刻印章的尺寸、文字）。 4.1.2 申请人报本部门经理签署意见，之后，由行政人事部出具意见，报主管副总经 理审批，最后由行政人事部负责具体刻制工作。“印章刻制申请表”一式二联， 第一联由行政人事部存档，第二联交采购员完成印章的刻制，并设立专本备案 登记。 4.2 领用和保管 4.2.1 采购人员完成印章刻制后,交于行政人事部验收，行政人事部根据印章的内容， 决定其日常管理的部门/管理处，由授权相关部门/管理处专人领用和保管； 4.2.2 上海XXX商业经营管理/物业管理有限公司公章、法定代表人印鉴章、行政人 事部专用章、由行政人事指定专人保管，不得擅自委托他人代管； 4.2.3 管理处印章的日常管理采用二级管理网络，管理处要求自行保管印章必须书面 申请，经总经理批准后方可授权，管理处专用章由管理处经理指定专人保管； 4.2.4 财务专用章、支票专用章及银行预留的法定代表人印鉴章等由财务部经理或其 指定专人保管； 4.2.5 印章须妥善保管，如发现印章变形、毁损等情况，应及时报总经理室及行政人 事部负责人进行处理，印章遗失，须立即到当地派出所报案，并登报申明作 废； 4.3 使用和要求 4.3.1 须填写《合同审批单》（附表二）方可用印的文件 合同类文件用印前必须填写《合同审批单》，凭审核完毕的《合同审批单》至 行政人事部履行用印手续。 4.3.2 须填写《用印申请单》（附表三）方可用印的文件 非合同的一般文件资料（如介绍信、情况说明、相关报表、封条、工资收入证 明、就业证明等），用印前必须填写《用印申请单》，凭审核完毕的《用印申请单》 至行政人事部履行用印手续。 4.3.3 可直接用印的文件资料 对已经签署了意见的文件资料，可直接用印，并在“用印登记本”上登记，如 每月的财务报表、劳动手册、录用通知书、退工单、社保、公积金各类报表、请示、 通知等。 证照复印件、本公司员工身份证复印件等也可在用印登记本上登记后直接用印， 但要注明仅限办理专项事务用。 已完成付款流程的各类支票、本票、贷记凭证、汇款凭证等； 4.3.4 以下文件、资料不得用用印 未经合同流程、用印申请流程的用印文件、空白介绍信、填写不完整的报表、 资料； 4.3.5 未经总经理或法人批准，任何人不得将公章带离办公地点。如确因工作需要在 空白表格或其他资料上加盖公章或携带公章离开公司的，应按下列程序进行： 有总经理签署的用印申请表（注明印章外带）； 安排专人负责此项管理，详细填明用途，并有相关审批手续； 将完成的表格或资料做相应备份，存档； 需有指明用途的特定格式，除此用途之外，不能作他用。 4.3.6 公司印章使用时须字迹清晰、图形完整、不变形，严格按照印章加盖的方式用 印，落款与用印名称必须完全一致。 4.3.7《合同审批单》《用印审批单》作为存档文件的附件，由档案管理人员一并存 档。 4.3.8 公司职员应以公司利益为重，自觉遵守用章制度，保守公司机密，不得泄露用 章内容。 4.3.9 对于不符合用章审批程序或越权审批的用章要求，公章保管人有权且必须保证 公章的法律效力，维护公司利益，拒绝用章。 4.4 变更和废止 4.4.1 公司在完成工商变更和注销手续后，相应的印章亦作变更和废止工作。 4.4.2 对一些部门章、专用章等，随着发展的需要，亦可相应的变更和注销。 4.4.3 所有变更和注销的印章，必须先报总经理批准同意后，由行政人事部履行相关 手续。 5. 印章的管理 5.1 印章由专人管理，印章管理人员如遇