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. . . . . 第二章 其他行政制度汇编 一、文书、档案管理制度 建立完善的文档资料管理系统，是办公室正常运作的基本，是提高办公室运作效率 的保证。管理系统包括对文件档号、行文格式的统一。文件收发、文件立卷归档的 规范化。 （一） 凡向外部门发出之正式文件，均需编写文件档号。 档号样本：高盛 总办 ［2002 ］ 第 012 号 分公司简称 部门简称 发文之日历年 序号 （二） 注释： （1） 总部 / 分公司简称 高盛集团：高盛 高盛大厦物业管理有限公司：大厦 明和美居物业管理有限公司：美居 程泰物业管理有限公司：长 高盛创世文化传播有限公司：创世 （2 ） 各部门简称 集团总经办：总办 财务部：财务 审计部：审计 人事部：人事 行政部：行政 发展部：发展 招商部：招商 物业部：物业 客户部：客户 学习参考 . . . . . 保安部：保安 消防中心：消防 清洁部：清洁 （三） 行文格式 1、 除综合性报告外，其他内容的文件应当一文事，避免一份文件内请示、 报告、要求解决多个事项。 2、 行文内容必须准确，呈总经理核签的文件应附相应的有关补充资料或 说明文字。 3、 凡各类文件均须依照集团公司规定格式撰写。 （格式样本附后） 4、 公司文件一律采用 A4 纸打印，字体统一用宋体。 （四） 文件审核 1、 各主管人员审核评文书的要点是： 内容是否符合公司政策和规章制度， 文字是否简练达意，格式是否符合等。 2、 有关集团申购杂项、宿舍、司机、维修等事物由行政经理复批后转交 有关部门或负责人跟进。 3、 有关集团人事工作的文书交由集团人力资源部处理。 4、 有关集团总部、各分公司的重要文书，如超出有关部门负责人审批权 限的，必须经集团总经理审批方可执行。 （五） 文件收发规定 1、 向公司外部单位发出之文件，应尽量用电脑编写并使用纺一的格式。 2、 总部各部门传真需报送集团行政部统一登记办理，传真首页使用统一 格式（见附件） 。 3、 文件发送由送件人将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记 于发文登记表。如人事任免、员工考评、财政收支、项目拓展、商情 等机密文件，必须密封好签封后派专人发送签收。 4、 外来文件由专人负责签收、登记。签收人应于接件当天按文件的要求 报送有关部门。如需传阅，由有关主管人员