报告②Excel的数据库功能.pptVIP

第二节 Excel的数据库功能 数据库：数据库是把数据按照一定的联系结构组织起来存放在外存储器中的数据集合。其特点是数据高度共享，数据的冗余度小，易于维护和使用。 数据库管理体统：专门用来对数据库进行管理和操作的计算机软件 精选 数据库有若干个记录组成，每个记录都包含若干个字段，且各个记录中的相应的字段都有相同的数据类型和同一字段名 Excel工作表中的一个矩形区域，需满足的条件： ⑴第一行必须为字段名； ⑵每行形成一个记录； ⑶数据区域不能用空行或空列； ⑷同一列数据类型相同。 精选 一、数据库的建立 二、数据记录的操作 1、记录的编辑、浏览、添加和删除 “数据” “记录单” 精选 2、记录的排序 按某个字段进行排序： ①用鼠标激活表格中该列的任意个单元格； ②使用升序按钮或降序按钮对该列进行排序。 多个字段的排序： ①用鼠标激活表格区域中任一单元格； ②数据 排序； 根据某一行的数据排序: ①用鼠标激活表格区域中任一单元格； ②数据 排序； ③“选项”→“方向框”→“按行排序”→“确定” 精选 3、记录的检索 方法一：选中任一单元格 数据 记录单 条件 填入检索条件 记录单 下一条/上一条 方法二：数据 筛选 自动筛选 精选 三、数据统计、汇总 注意：分类汇总需要首先按关键字段进行排序，升序或降序可以根据需要进行。 步骤：①选中数据库中的任意一个单元格 ②使用“数据”菜单中的“分类汇总”命令 精选 四、数据图表显示 1、创建嵌入图表 方法：在选定了要表示的数据区域后，使用数据向导按钮。 精选 2、创建图表工作表 图表工作表是将图表放置在一个新的工作表中，不与数据同时显示。 3、选择不连续的区域数据制作图表 选择方法：在选择了地一快区域之后，按住Ctrl键，在继续选择其他的一块或多块区域。 注意：当工作表中的数据发生修改的时候，图表中相关图示就回跟随变化。 精选 4、有关图表区的操作 在嵌入了图表的工作表中，当单击进入图表区时，单击鼠标右键，可进入“图表”菜单： ⑴单击“图表区格式”命令，进入“图表区格式”对话框。 ⑵单击“清除”命令，可将图表区域删除，屏幕只剩下工作表。 ⑶若图表选择三维图形，图表菜单允许“设置三维视图格式”，单击它可进入“三维视图格式”对话框。 精选 打印页面设置 打印区域的设置 分页预览 打印预览及打印 精选 一、打印页面设置 方法：激活“文件”菜单，单击“页面设置”命令 精选 1、页面的设置 2、页边距的设置 3、页眉页脚的设置 4、工作表的设置 精选 二、打印区域的设置 设置打印区域的步骤： ⑴选定打印区域所在的工作表； ⑵拖动鼠标选定所需打印的工作表区域； ⑶单击“文件”菜单的“打印区域”命令，在弹出菜单中选取“设置打印区域”菜单项； 取消打印区域的设置： “文件” “打印区域” “取消打印区域” 在分页预览中进行打印区域的设置： ⑴单击“视图”菜单中“分页预览”命令； ⑵选定待打印的工作表区域； ⑶以鼠标右键单击选定区域，然后单击快捷菜单中“设置打印区域”命令； 精选 三、分页预览 方法：激活“视图”菜单的“分页预览”命令 精选 四、打印预览及打印 激活“文件”菜单，单击“打印预览”命令，屏幕上就会显示打印预览状态。 单击“打印”按钮，屏幕上显示“打印”对话框，P197 设置好打印范围及打印内容后，按“确定”按钮开始执行打印。 精选