广州市南沙区第一人民医院医疗装备自主采购与档案管理办法.docVIP

广州市南沙区第一人民医院 医疗装备自主采购与档案管理办法 一、适用范围： (1)自筹资金允许采购范围：设备价格在10万元以下； (2)凡是价值在万元左右及万元以上各种国产和进口的精密、贵重、稀缺仪器设备，都必须建立独立的档案。 二、设备采购办法（可分为五类）： (1)询价采购：仪器设备单价低，价格变化幅度小，通用性强，规格、标准统一，货源充足，可以采用询价采购方式采购； (2)竞争性谈判：因技术复杂或者性质特殊，不能确定设备规格或技术具体要求，不能事先计算出价格总额，可以采用竞争性谈判采购； (3)融资租赁采购：为保证双赢的资金流动，医院与供应厂商签订合作协议，在规定的年限购买该厂商的仪器耗材，前提是厂商必须为耗材中标单位，医院使用满合同规定的租赁年限后，拥有该仪器的产权； (4)单一来源采购：目前市场唯一生产厂家生产的仪器设备，为了保证原有医用仪器设备的配套性、一致性，可采用单一来源采购方式采购； (5)应急采购：如果遇到灾难事故和应急时间，设备器材采购应打破常规，根据用途确定采购设备和器材的品种、型号后，可以以合适的价格迅速获得所需的设备，手续后补。 三、建立健全的医疗设备采购监督机制 (1)采购机制：需要购买设备的临床科室按实际情况提出采购计划，填写《设备购置申请表》，需求理由必须充分合理；如是落实政府公文，需添加上级部门下发相关配备该设备的文件(可选)； (2) 使用科室讨论机制：科室必须进一步落实购买该设备的可行性，召开科室内部会议，提出设备的具体技术要求、功能要求、前瞻性要求、申购该设备的基本功能（参数）配备、可连带开展的项目、经济效益预测（如果不是利润性设备，可详述其社会效益或辅助效益）等。讨论完成，提交《会议记录》与《设备购置论证表》（科室可自主编写可行性报告代替论证表，如果是进口设备，需添加《进口产品专家论证表》）。 (3)设备管理委员会讨论机制：设备科收集临床科室需要购置设备的申请表、科室会议记录与设备论证表，进行市场调研与相关仪器资料收集，形成一套完整的汇总采购计划书，召开医疗设备管理委员会，委员会各成员结合该设备的效益分析与可开展项目的前瞻性，对设备进行可购性评估并作出决定签字确认（如院务不同意采购，设备科将原件材料归档并将其复印件及时提交给申请科室）。 (4)设备科采购机制：院务下发申请批复至设备科，设备科根据具体情况按正规程序采购设备（如设备价格在5万元以上，必须向医院主管部门提交购置请示，主管部门同意并下发购置批复方可购买（穗南卫字【2013】46号文件规定））。询价采购为电话联系两家或两家以上的商家，进行性价对比，选择最优方案购置；竞争性谈判为设备科推存三家或以上的厂商进行对比，联合使用科室人员进行性价对比并做好讨论记录，总结出最优方案；确定商家后，设备科审查供应商的经营资质，生产许可证，注册证，抗风险能力，售后服务质量并与商家签订购销合同。 (5)合同签订机制：双方签订购销合同时，商家的授权代表人或委托代理人应附带相应符合要求的授权或委托文件、经销商资质（企业法人营业执照、医疗器械经营企业许可证、税务登记证）、厂家资质（企业法人营业执照、医疗器械生产企业许可证、税务登记证）。合同中必须明确范围和内容、调试要求、质量标准、金额、履行日期、付款方式、结算原则、双方债务、违约责任、争议解决方式、保修办法等事项。另外增加签订签订《廉洁购销合同》（穗卫函【2014】395号规定）。购销合同与廉洁购销合同均为一式三份，两份我方留下。经销商办完相应手续后，并于相应期限内送货上门。 (6)验收机制：验收时，设备科与使用科室负责人开箱验货，并做好装箱清单与货物对比记录，如无问题双方签订《验收报告》，验收报告的签订必须有如下签名确认：设备科管理专员、使用科室责任人、装机工程师。送货单、发票由设备科管理专员或使用科室责任人签收。开箱装机时，注意收集设备产品保修卡、合格证、说明书、装箱清单、配件表等（如果是进口设备必须增加报关单与商检报告）。设备如有需要培训，需填写《培训报告》。 (7)备案机制：安装调试完毕且验收合格后，我方支付清合同款。发票签字确认必须有以下签名：设备科管理专员、使用科室责任人、设备科科长、院务主任、院长、财务科长。另外，如果设备是5万元以下，需填写《备案表》提交给医院主管部门备案（穗南卫字【2013】46号文件规定）。 (8)归档机制：发票报销后，协助财务科编写财务凭证和填报固定资产盘点表，并且落实固定资产卡片的粘贴，设备科填写《设备档案表》，对仪器设备进行整理编排，归为一个案卷，编写使用记录、保养记录及维修技术文档。 (9)报送财务备案机制：发票、送货单、购置合同、申请表、论证表、会议记录、验收报告。 四、独立设备档案管理内容（可分四类）：　　 (1)筹集资料：如申