商务秘书知识点.ppt

编制值班表步骤 基本操作步骤 确定值班时间 确定值班人员 确定值班工作主要内容 编制值班表 提请领导审定 编制值班表步骤 步骤1 确定值班时间 值班时间包括值班期间和每天的起止时间。 特别提示：值班时间的确定要区分临时值班、节假日值班和突发事件值班等情况。 步骤2 确定值班人员 值班人员指与值班工作有关的人员。确定值班人员时要做到：部门齐全、人员准确。 特别提示：对于节假日和突发事件值班，一般要安排领导带班；确定好值班人员后，要及时统计有关人员的联系方式。 编制值班表步骤 步骤3 确定值班工作主要内容 包括常规工作和特殊工作。常规工作包括接听电话，收发信件、传真，接待来访，日常安全检查，填写值班记录等。特殊工作包括突发事件的处理、领导临时交办的工作等。 特别提示：值班工作主要内容应以文字的形式写清楚，以明确职责。 编制值班表步骤 步骤4 编制值班表(样例如下) 正大集团五一假期值班表 编制值班表步骤 说明： 1．总值班室值班时间为：9：00—11：00，15：00—17：00。 2．值班工作任务：常规工作包括接听电话，收发信件、传真，接待来访，日常安全检查，填写值班记录等。特殊工作包括突发事件的处理、领导临时交办的工作等。 3．各部门值班时间及值班任务可参照公司规定根据情况自行确定。 特别提示：编制之前要广泛征求有关人员意见：以减少重复工作。 编制值班表步骤 步骤5 提请领导审定 将拟制好的值班表提请领导审定，并根据领导审定意见及时作出调整。 特别提示：如需领导带班的，要事先征求有关领导意见。 收发文处理 收发文处理 大方公司办公室在周一(2月16日)收到一份上级部门(市工商局)传真，要求在本周内开展安全大检查，并用公文报告检查结果。请说出办文过程。 收发文处理步骤 基本操作步骤描述 弄清要求事项 提出拟办意见，报上司批示 按上司批示办理 督办、催办 汇报结果 上行公文 立卷归档 收发文处理步骤 步聚1 弄清要求事项 上级传真要求进行安全大检查。 特别提示：特别要注意工作目标、时间要求等；根据本公司情况确定该项工作的具体要求。 步骤2 提出拟办意见，报上司批示 应交由公司安全保卫部门具体承办。 收发文处理步骤 拟办意见 为加强公司员工安全意识，杜绝安全隐患，完成上级交办的工作任务，建议由公司保卫部牵头组成一个安全检查小组，对公司重点部位安全情况进行排查，人员及有关安排见下表： 说明：各部门可结合自身情况按要求进行自查。 特别提示：公司安全保卫部门是主办部门，办公室及其他部门应协作参与；注意把时间、内容、办理部门等方面的事项说清楚；根据时间要求及时提交拟办意见，可设计几个方案供领导选择；文件交领导审核之前，要反复推敲，避免文字或语法错误。 收发文处理步骤 步骤3 按上司批示办理 章杰总经理批示：同意拟办意见，由保卫部负责组织实施。 特别提示：秘书应根据上司批示意见交办；在交办时应向承办部门交代清楚办理要求。 步骤4 督办、催办 根据时间要求和领导批示及时进行催办、督办，重点放在检查进度、落实程度以及安全隐患的处理上。在催办、督办过程中，要做好综合协调工作。 特别提示：可根据情况采取电话、口头等方式进行催办。 收发文处理步骤 步骤5 汇报结果 在文件办理的过程中要及时汇报进展情况、存在的问题等。办理完结后，要及时向上司汇报。 特别提示：汇报可视情况采用书面、电话和口头等形式。 选择会议地址训练二 环球集团公司将召开高层管理人员会议，总公司各部门经理和来自全国各地的各分公司总经理共25人参加会议，会期两天。请问：如果你是环球集团公司的秘书，你该如何选择会议地址? 选择会议地址步骤 基本操作步骤 考虑交通是否便利 考虑会场的大小 考虑场地的设备配置 考虑会场有无外界干扰 考虑有无停车场所 考虑场地的租借成本 确定恰当的会议地址 选择会议地址方案二 特别提示： 超过一天的会议，会场要尽量离与会者的住所近一点。 因为与会者来自全国各地，会议还要安排住宿，会议场所应该同时具有开会和住宿的设施，具有开会、用餐、通讯、卫生等条件，所以最好选择能安排会议服务的酒店。 要考虑财务预算，租借成本要合理。 做好会议记录 做好会议记录 2004年3月7日，星海公司将召开项目会议，讨论公司的新产品OSA系列软件是否投入开发以及如何开展前期工作等问题。公司的各部门经理都将参加这次会议，会议由总经理王勇刚主持，公司的秘书谈小艳负责会议记录，请问她该如何做好这一工作? 做好会议记录步骤 基本操作步骤 做好准备工作 记录 修改 保管 做好会议记录步骤 步骤1 做好准备工作 准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸；准备好录音机和足够的磁带来补