秘书培训实务 信息工作.pptVIP

秘书培训实务 -- 信息工作 .ppt ? 第一节 信息工作概述 ? 第二节 信息工作的程序和方法 ? 第三节 高层次信息的开发和处理 信息工作 ? 信息工作的意义 ? 信息工作的一切行政工作的基础 ? 信息是领导决策的依据 ? 信息工作是增进秘书才能的最佳途径 信息的特点 ? 传输性。信息可以通过不同的方式、媒体、渠道进行传 输。 ? 扩散性。同一内容的信息，可以借助不同的物质载体， 同时向四面八方扩散，而某一物质载体也可以将不同内 容的信息向不同方向扩散。 ? 共享性。广泛地沟通、交流、互相启发、共同获利。 ? 扩展性。信息随着生产力的发展和人类社会的进步不断 地扩展，不断地发展和补充 。 ? 替代性。包括两方面的含义：一是指同一内容的信息在 传输过程中，其物质载体是可以变换替代的。二是指信 息可以替代资本、劳动和物质材料。 信息工作 ? 信息的主要内容 ? 政策法规信息 ? 指挥性信息 ? 本单位信息 ? 社会反馈信息 ? 可比信息 ? 相关信息 ? 未来信息 信息工作 ? 信息的形式 ? 文字形态信息 ? 书面形式：包括文字、数字、图形、表格等 ? 秘书应收集原始信息，或 “ 一次文献 ” ? 声像形态信息 ? 图书、照片、录音（像）带、磁盘、 CD 、 VCD 等 ? 秘书应将声像信息与文字信息配合使用 ? 记忆形态信息 ? 存在于人们的大脑中的 “ 零次文献 ” ? 秘书通过采访、交谈获得，有不确定性的特点 ? 信息的渠道 ? 内部信息渠道与对象 ? 国内信息渠道和对象 ? 国外信息渠道与对象 信息工作 信息工作 ? 收集 ? 整理 ? 加工 ? 提供 ? 传递 ? 储存 ? 检索 ? 信息工作的程序和方法 信息的收集和整理 ? 秘书收集信息 的方式 ? 收存 ? 复印 ? 记录 ? 录音 ? 电脑 ? 购买 ? 交换 ? 信息的整理 ? 分类 ? 按照一定的标准 ? 筛选 ? 将信息分为真实、虚 假，有效、失效 ? 保留真实、有效信息 信息的加工和提供 ? 信息的加工 ? 充实与综合 ? 提炼与摘要 ? 归纳与分析 ? 秘书如何提供信息 ? 适事 ? 适时 ? 适度 信息的传递、储存和检索 ? 信息的传递 ? 迅速、准确、保密 ? 信息的储存 ? 原件储存 ? 目录、索引储存 ? 软件储存 ? 有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防 虫 ? 科学地存放排列 ? 信息的检索 秘书综合信息的方法 ? 调查法 ? 线索追踪法 ? 一是从初级信息分析中发现有价值的信息线索，确定 追踪的课题，返回到实践中去，充实新的内容，形成 高层次的信息； ? 二是从领导、上司的讲话及调查研究成果中，寻找线 索，确定选题后进行有针对性的收集； ? 三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索 ，从而不断扩充信息量。 ? 借助外脑法 ? 交换法 ? 建立数据库 怎样给领导提建议（一） ? 小王小张曾是同窗好友，又的两个单位任秘书。小王对单 位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件 事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚 。 ? 小王说： “ 我看你确实是幼稚，缺乏自知之明 ” 小张： “ 你怎 么一点不同情我？ ” ? 小王： “ 你总是希望别人理解你同情你，可你理解不理解领 导，同情不同情领导。你以为自己什么都行，凡事都想说 上几句，当然，说得对的，领导应采纳，但有时说得对的 ，领导也不一定采纳。因为个人看问题的方法、角度不同 。领导需要站在全局考虑。你的意见对，但在全局看不一 定行得通。领导不采纳是正常的。 ” ? 小张： “ 那我今后不提什么意见和建议了。 ” 怎样给领导提建议（二） ? 小王： “ 那倒也不是。我的方法是：只要不是大是大非问 题原则问题，一个意见最多提三次即可。提了三次领导不 采纳，说明领导有自己的考虑，即便某个问题处理不妥。 领导也会负责的。自己提了三次也尽职了。 ” ? 小张按小王的方法试了一段时间，果然有效。两人又见面 时小王说： “ 我们都是给领导当参谋的，既然是 ‘ 参与谋划 ，所提意见就有采纳和不采纳两种可能 ，不能光想着自己 行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应是这 样。 ” ? 问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？ ? 秘书应如何想领导提建议？ 如何为领导出谋划策（一） ? A 和 B 同时分配做秘书，一年后，领导遇到问 题总爱和 A 商量， B 很纳闷，请 A 分析原因。 ? A ： “ 我看你主要是提意见多，提建议少，提 了一大堆问题，却很少提办法 ” 。 B ： “ 我认为 提意见是下属的事，拿主意是领导的事。 ”A ： “ 领导也不是神，事事都有主意。我接到上 级的通知或下级单位的报告，都要认真想一想 ，提出处理意见，不管领导采用不采用，