竣工资料归档要求房建 1讲解.ppt

五、归档文件编制与要求 五、归档文件编制与要求 ? 六、制作填写卷内目录、备考表、案卷封面 （细则第 三十八条） ? （ 1 ）制作填写卷内目录，卷内目录需制作出两类版 本，一类为 word 版，一类为 excel 版， word 版用于打 印， excel 版用于数据导入系统用。其中 excel 版目 录分为航程案卷、城建案卷及卷内三种模板，具体 录入内容详见航程档案整理用模板。 五、归档文件编制与要求 ? 卷内目录录入要求 ? 1 、卷内文件目录格式为 7 列 13 行，每张目录 上能打印 12 条目录。 ? 2 、 表格项中卷内文件目录字体为宋体 22 号 ，档案字体为宋体 12 号，序号、文件编号、 责任者、文件题名、日期、页次、备注字体 为宋体 14 号。录入内容字体为宋体 12 号。 五、归档文件编制与要求 ? 3 、 序号：用阿拉伯数字从 001 起依次标注卷 内文件材料件数的顺序。 ? 4 、文件编号：填写文件材料的文号或图样的 图号，项目代码。 ? 5 、责任者 : 填写文件材料的形成部门或主要 责任者。只填写一个，如名称太长，可简写 。如是合同协议，原则上要填写合同双方。 五、归档文件编制与要求 ? 6 、文件题名：抄录文件材料的标题，原则上 是直录。如没有标题或标题不能揭示实际内 容的，根据内容拟写标题，但要用括号“（ ）”括起。 ? 7 、日期：卷内文件材料形成的时间。年份的 四位数字要全写，月、日都必须填写两位数 ，不足两位数的，前面添加“ 0 ”以补足两位 数。如 2014 年 3 月 5 日写成。 五、归档文件编制与要求 ? 8 、页次：填写每份文件材料首页上标注的页 号。最后一份要加填首尾页标注的页号。如 35-38. ? 9 、备注：如无需要说明可不填写。 ? 10 、档号：与档案封面的档号保持一致。 五、归档文件编制与要求 ? Word 版卷内目录样式 五、归档文件编制与要求 ? EXCEL 目录样式（案卷） 五、归档文件编制与要求 ? EXCEL 目录样式（卷内） 五、归档文件编制与要求 ? （ 2 ）制作填写案卷备考表，写明卷内文件材 料页数和不同特征文件材料（文、图、照片 ）的数量；案卷质量情况、记录组卷过程中 需要说明的情况；立卷人、审核人签名，注 明日期并对卷内文件的完整性作确认。备考 表放在卷内文件材料之后。 五、归档文件编制与要求 ? 卷内备考表填写要求 ? 1 、卷内备考表字体为加粗宋体 24 号，工程名 称、档号字体为宋体 12 号，备考表内的文字 为加粗宋体 14 号。 ? 2 、卷内备考表的内容需用不易褪色的黑色水 笔或签字笔填写。 ? 3 、文件材料页数指本卷中文字说明、图纸、 照片的总页数，本卷无图纸、照片需写“ 0 ” 。例如：本案卷共有文件材料 100 页，其中： 文字材料 100 页，图样材料 0 页，照片 0 张。 五、归档文件编制与要求 ? 卷内备考表样式 五、归档文件编制与要求 ? （ 3 ）制作填写案卷封面，案卷封面由档号、案卷题 名、编制日期、保管期限、密级等组成。案卷题名 应包括工程名称、专业名称、结构名称、阶段名称 等内容。同类文件页数过多分开组卷时，案卷题名 不能同名，应以时间段、部位或图纸编号等特征做 区分标注。外文题名应译成中文。一个项目中不允 许出现相同的案卷题名。案卷封面分为两类样式， 一类为航程案卷样式，一类为城建案卷样式。 五、归档文件编制与要求 ? 案卷封面填写要求 ? 1 、档 号：根据档案室给出的档号填写。 ? 2 、案卷题名：应简明准确地揭示卷内文件材 料的内容。主要包含：项目名称、卷内文件 内容概括，原则上不超过 50 个字。 ? 3 、编制单位：填写单位的全称。（需注意， 移交航程的两套编制单位写施工单位全称， 移交城建档案馆的一套编制档案写航程的全 称（郑州航空港区航程置业有限公司） 五、归档文件编制与要求 ? 4 、编制日期：档案立卷日期。实例为 2015 年 9 月 25 日。 ? 5 、保管期限：根据有关规定填写组卷时划定 的保管期限。 ? 6 、密 级：依据保密规定填写卷内文件材料 的最高密级。 ? 7 、字体要求：填写内容为宋体三号字。 五、归档文件编制与要求 ? 航程案卷封面样式 五、归档文件编制与要求 ? 城建案卷封面样式 五、归档文件编制与要求 ? 七、扫描 ? 档案归档时需提供与纸质版档案内容相一致 的电子