精益管理：办公用品定额管理.pdf

办公用品定额管理降低采购费用和管理成本 单位： 部门： （组）： 一、课题的背景、目的及意义 （一）课题背景 开展办公用品定额管理是对办公用品仓储效率、办公用品消耗、办公用品 采购成本等有针对性的管理，同样也是对所有员工树立节约意识有很大的帮 助。 什么是定额管理？ 定额管理是指利用定额来合理安排和使用人力、物力、财力的一种管理方 法。定额是企业生产经营活动中，对人力、物力、财力的配备、利用和消耗以及 获得的成果等方面所应遵守的标准或应达到的水平。 定额管理的内容是什么？ 建立和健全定额体系；在技术革新和管理方法改革的基础上，制定和修订 各项技术经济定额；采取有效措施，保证定额的贯彻执行；定期检查分析定额的 完成情况，认真总结定额管理经验 。定额管理是实行计划管理，进行成本 核算、成本控制和成本分析的基础。实行定额管理，对于节约使用资源，合理 组织劳动，调动劳动者的积极性，提高设备利用率和劳动生产率，降低成本，提 高经济效益，都有重要的作用。 （二）课题目的及意义 1.提升管理效率降低采购成本，通过办公用品定额管理，提高办公用品的 管理工作效率，为管理人员及领用人员节约更多的时间，提升效率。同时定额 管理的实施对领用部 门的办公用品消耗预计提出了要求，从用完即领转变为 按计划使用，减少了采购次数，降低采购时间成本。 2. 养成员工节约习惯，开展办公用品定额管理工作，是的员工使用办公 用品时按计划领取，在计划内必须合理使用，才能完成工作，这样达到了节约 办公用品的目的，养成节约的习惯。例如：办公用 A4 打印纸，采取定额管理前， 使用完就可领用无需计划，采取定额管理措施后，员工或部门必须在计划内使 用 A4 纸，为确保在下次领用前能完成工作，就会杜绝浪费纸张的现象。 二、存在问题和原因分析 以往办公用品管理方法存在的 问题：办公用品采用“用完即领”的方式，存 在着诸多问题： 一是领用频率比较频繁，大大增加了办公用品仓库管理员的工作量；我统 计了 2015 年 1-7 月份办公用品领用次数。 领用次数 25 21 21 20 18 17 15 13 11 10 6 5 0 1 月 2 月 3 月 4 月 5 月 6 月 7 月 计算下来平均每月领取次数为 15 次，我们根据每月平均工作天数约为 21 天计算。 办公用品领用天数占工作天数 42% 42% 工作天数 58% 领用天数 这样的领用天数占比次数显然是增加了办公用品管理员的工作量。 二是采购次数的不断增加，以往的管理模式，仓库办公用品无库存就会启 动采购工作流程，造成每次采购数量不多，但采购次数增加，增加了时间成本。 我们可以看到一次简单的采购流程，分成 4 个步骤，每个步骤间的用时基 本在半天左右，这就造成领用部门也需要等待 1 至 2 天才能领取办公用品，这 些都是时间成本。 三是“用完即领”的方式，员工在使用办公用品过程中，不会有计划的