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职场写作课程 10——全面掌握邮件撰写技巧 今天，我们将学习写商务邮件，这一课极其重要。我们会借此学 习：如何针对写作目标构建逻辑树，以及构建逻辑树后，如何将其写 成具体的文字？可以说，即使你不写邮件，你也可以将今天学到的内 容，运用于说话稿、简讯、策划案、建议书等其他写作形式。 先说点第九课里的 PPT 干货。 在故事思维里学到的 SCQA，在 PPT 的开头其实也可以用上。举 个例子： 所以，可以的话，请大家将学到的方法整理到一张 A4 纸上（可持 续添加），只记下关键 ，如逻辑树、SCQA 等，然后在工作或学习的 过程中，可以不时地瞄一下，看看是否有能用得上的。 了解下邮件的正确打开方式 通常说来，电子邮件相对微信、钉钉等通讯工具而言，效率并不 高，且较为封闭。但邮件是一个“ 多面手”，能搭配其他方式，产生“1+1 ＞2” 的效果。 邮件是一个“ 多面手” 电话配合 电子邮件 ：打电话适合解决紧急的棘手问题，能和对方 及时交流。但通话中一旦涉及重要的信息，如面试通知、签订合同前 的确认等，就最好用电子邮件阐明细节，以作确认。 会议配合 电子邮件：我们可以通过面对面沟通高效地讨论问题，并 使用 电子邮件将会议纪要发送给参会者。 微信配合 电子邮件：当事件还未确定，我们可以利用微信、钉钉等 通讯工 进行沟通，再配合 电子邮件做后续跟进。 所以，我们应该根据信息接收者的习惯和需求，综合使用多种方 式来实现沟通目的。 有一些沟通场景是 电子邮件更能胜任的 1.沟通必要信息 例如通知例会、申请批准、出指令、索要信息、与工作相关的信息 分享。 2.确认沟通结果 需要保存结果、档案、证据、附件，或是发送会议纪要给相关参会 人员时，可发送邮件。 约定双方达成意见的正式确定，如分工、观点、确认行动计划时， 可发送邮件。 需要给对方更多思考或行动的时间，可发送邮件。 3.面向多人传递信息 如表彰通告、激励士气等，适合用电子邮件传达。 使用 电子邮件的注意事项 电子邮件无法解决充满争议和复杂的问题； 电子邮件中最好不要表达负面情绪； 电子邮件不能代替面对面沟通； 如无特殊情况，尽量不要越级； 不要把转了N 层的邮件发给别人，这显得非常业余。 案例 一 从受众角度出发，董浩之前的邮件存在以下 问题 我们将和杜拉拉一起面对工作中不同的挑战，和她一起学会邮件 写作。 案例 二 杜拉拉的邮件（1） 行政部要在 CEO 来华前完成对DB 中国总部的装修，面对上海办 公室的装修任务，行政助理杜拉拉缺乏相关经验。了解到行政经理王 先生在一年前主持过北京办公室的装修，杜拉拉打算写一封邮件请教。 可是，之前的工作中拉拉和王经理并无交集，她该如何开口呢？ 思考 3 个问题 写作步骤 1 ：受众思维 首先，杜拉拉确定了自己的初步目标：就办公室装修咨询对方意 见。为了达成这个目标，杜拉拉决定使用电子邮件联系对方，这样可 以显得比较正式且有诚意。 但是，如果要求对方也使用 电子邮件详细回复，过程将缺乏互动， 也非常占用对方时间。 经过综合考虑，杜拉拉调整了自己的目标：先使用电子邮件和对 方取得联系，后续则通过电话咨询。杜拉拉认为，为了节约对方时间， 电子邮件内容要简洁明了。同时，作为求助邮件，语气应表现谦逊。 写作步骤 2 ：组织信息 首先，杜拉拉需要思考自己要写什么，然后列出了以下表格。 然后，杜拉拉将自己要写的内容，按文字顺序从上到下整理成逻 辑树。 写作步骤 3 ：将逻辑树整理成文字 写作邮件的流程 案例 三 杜拉拉的邮件（2） 杜拉拉顺利完成了装修工作，人力资源总监李斯特在部门会议上 表扬了拉拉。 入职一年多了，拉拉工作一直很出色，但薪资一直没有变化。 她感觉自己的付出和收获不成正比，希望找上级谈谈加薪。