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电脑文档管理 主讲:龙逸凡 2013年6月16日 目录】 1.分类 4.整理 1.1磁盘分类 4.1定期整理 1.2文件夹分类 4.2文件迁移 2.结构 5.搜索 2.1文件夹逻辑 5.1基本方法 2.2数量和结构 5.2搜索技巧 3.命名 6.安全 1文件名格式 3.2文件命名技巧 62备份 分类 1硬盘分类 2文件夹分类 硬盘分区: 文件夹分类: 分区的数量要合理 按文档内容分类 分区的大小要适中 按文档性质分类 硬盘分类: 区分工作与私人 文件夹管理技巧 区分文档的类型 添加说明 注:重要的文档不要存在C盘:硬盘 更改图标 名称、图标可更改 发送快捷方式到桌面 二、结构 1【文件夹结构的逻辑】 如何分类更利于文件管理 哪种分类的先后顺序更有利:先类别后年份,还是先年份后类别 2【文件夹数量与层级】 数量不宜过多 层级不宜过深 3 【建立文件夹的结构文档】 可使用tree命令来完成具体方法 假设要建立E盘“工作文档”文件夹的结构文档,则可以在系统的合令行模式下输入: tree E 工作文档/f/a E:\list.xls回车后就可在E盘生成一个名为s的Exce文件。也可生成txt文档 将 list xls改为 ist. txtE可 命名 文件名的格式 命名技巧 文件名称的要求: 批量重命名文件 清晰标明文件的内容,便 在资源管理器中同时选择几个 于识别、引用与传递 文件,接看按F2键,然后重命 文件名的格式: 名这些文件中的一个,这样所 序号)一单位一内容一期 有被选择的文件将会被重命名 为新的文件名在末尾处加上递 间一(版本)-(注释) 增的数字 例如:01逸凡伟业月度财务分析 01305V1.0