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对会计电算化系统条件下内部控制的思考 作者：申志华 来源： 摘要：随着电子计算机和网络技术的发展和应用，会计电算化会 更加广泛应用于内部控制中，本文根据会计工作工具发生改革的实 际，阐述了会计电算化系统条件下内部控制的具体操作，探索在会计 电算化系统条件下内部控制的内容、方法、规则以及确保电算化系统 正常、安全、有效运转的途径。 关键词：会计电算化；内部控制 会计电算化使会计人员从繁重的手工核算中解脱出来，大大提高 了会计工作质量和会计工作效率。由于手工会计与电算化会计对会计 信息的控制有很大的不同，使会计电算化核算下会计内部控制发生了 重大变化。一是内部控制的方式发生了变化，会计电算化后，会计帐 务实施集中化处理，除原始数据的收集、审核、编码、输入由会计人 员操作外，其他经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等均 通过计算机完成。二是内部控制的内容发生变化，电算化会计系统是 一个人机交互系统，再加之计算机系统更具隐蔽性，其控制的内容更 加复杂。三是内部稽核机制发生了变化，由于会计电算化的工作自动 化、控制的程序化，各种手续均由计算机自动处理统一执行，会计工 作的分工、岗位职责、权限出现重大变更，会计人员无法直接参与和 控制。四是内部控制的重点发生了变化，在电算化环境下，许多内部 控制方法主要通过会计软件来实现，控制的重点已不在仅仅是人，而 变成了人机交互处理控制。因此，必须研究探索会计电算化系统下内 部控制的机制，构建会计电算化下内部控制模式。依据目前会计电算 化内部控制的现状，构建会计电算化下内部控制模式，应注重把握以 下八个环节。 一、电算化会计系统的组织与管理控制是基础环节 电算化部门内部必须把职责分工同组织控制相结合，以实现职权 分离，有效地限制和及时发现错误或违法行为。要制定各岗位的责任 制，明确每个电算化岗位的职责，督促工作人员及时保证工作的完成 并做好相应的记录，保证工作质量、杜绝舞弊现象的发生。工作人员 的岗位安排应该按照不相容业务相分离的原则，对每一项可能引起舞 弊或欺诈的经济业务，都不能由一人或一个部门经手到底，必须分别 由几人或几个部门承担。如审核记账员岗位不得由出纳人员兼任，也 不得审核自己输入的凭证。同时规定系统开发人员和维护人员不能兼 任系统操作员和管理人员等。内部控制的关键点就在于不相容职务的 分离，通过进行内部职责分工，以补救会计电算化不相容职能集中化 的不足，以减少利用计算机舞弊的可能性。 二、电算化会计系统的维护控制是重要环节 系统维护控制包括硬件维护和软件维护。硬件维护主要包括对硬 件设备定期进行检查并及时做好记录，在计算机会计系统运行过程中 如果发生硬件设备故障要对发生的故障做详细的分析并及时做好记 录。软件维护主要包括正确性维护、适应性维护和完善性维护，在软 件修改、升级和硬件更换过程中，要保证企业实际会计数据的连续性 和安全性，并且需要有关人员进行全面监督。在维护方式上要采用两 个管理人员来维护的办法。确定两个维护人员既可以对他们进行合理 的分工，有助于发挥他们自身的特点，而且还可以互相的监督，充分 调动起他们的积极性，对系统的保护有一定的作用。 三、电算化会计系统的计算机操作控制是关键环节 计算机操作控制主要是接触控制，必须制定出一系列具体的措 施，操作人员对系统的操作必须设置自己唯一的口令，并定期对操作 更换口令。一旦操作人员发现自己的口令被别人修改或删除，应及时 的向上级会计主管报告。同时要明确对于会计电算化岗位的科目使用 权限、软件功能权限、报表使用权限及其他权限。对于由计算机会计 系统打印输出的凭证、账簿、报表等相关会计资料，必须要经过制单 人员、审核人员、记账人员、会计主管等一系列相关人员签字或盖章 后才能发挥作用。而审核人员必须在打印的会计数据与计算机内的数 据核对无疑后方可进行签章的操作。 四、电算化会计系统的系统软件控制是要素环节 系统软件控制主要是对维护和修改系统软件方面的控制，要对不 同软件版本进行独立性、完整性的维护。系统软件和记录的存取必须 是经过允许的人员才可以去处理，并且要求系统软件尽可能的备份， 以防止意料之外的事情发生。企业取得了正版软件后，应当对该软件 功能改动部分进行认真仔细的测试研究，以明了新增功能在本单位的 基本用法，从而防止盲目的去工作。同时，注明正版软件其功能，进 行备份存档。在版本升级后，对在同一个会计期间内的在用软件，进 行一次性的更换。 五、电算化会计系统的系统安全控制是突出环