Q_411729XGG1-2020交易招标采购档案整理标准.pdf

Q/411729XGG 新蔡县公共资源交易中心企业标准 Q/411729XGG1-2020 交易招标采购档案整理标准 2020-04-26 发布 2020-04-26 日实施 新蔡县公共资源交易中心 发布 - 1 - Q/411729XGG1-2020 前 言 为了推动交易招标采购文件材料归档和保管期限的规范化、 制度化，保证交易招标采购文件材料归档和保管期限的有效性， 根据我中心工作需要，特制订本标准。 本标准由新蔡县新蔡县公共资源交易中心提出 本标准起草单位：新蔡县公共资源交易中心 本标准主要起草人：陈兰芝、高健、许佳、李志平。 本标准2020年4 月首次发布。 - 2 - 交易招标采购档案整理标准 1范围 本标准规定了新蔡县公共资源交易招标采购档案（以下简称 招标采购档案）的整理原则和方法。 本标准适用于新蔡县公共资源交易招标采购档案的整理。 2定义 2.1招标采购档案 指政府在公共资源交易招标采购过程中产生的，具有保存价 值的文字、图表、声像及纸质、磁盘、光盘等不同形式和载体的 记录。 2.2整理 归档文件以“卷”为单位进行组卷、分类、排列、编号、编 目、修整、装订、编页、装盒、排架（电子文件还包括格式转换、 元数据收集、归档数据包组织、存储等）使之有序化的过程。 2.3案卷 案卷，指由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 立卷，即组合案卷，将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷 的过程。 2.4项目编号 招标采购过程中，给招标采购项目编制的代号。 3整理原则 3.1招标采购档案整理，应遵循真实性、完整性、系统性原 - 3 - 则。 3.2招标采购档案整理，应区分不同价值，便于保管和利用。 3.3招标采购档案整理，应符合文档一体化管理要求。保证 纸质文件和电子文件整理协调统一，便于计算机管理。 4整理要求 4.1组卷 同一项目，同一招标采购环节产生的文件材料可组为一卷或 若干卷，每卷文件材料总页数不超过200页，或者厚度不超过2 5mm 为宜。已装订成册的投标文件、图册等不可拆分的项目材料 可单独立卷。 招标采购环节可分为：委托、招标、评审、中标、其他 （详 见附件1）。 4.1.1卷内文件排列 卷内文件按时间结合招标采购环节排列；同一招标采购环节 文件，按文件形成时间的先后顺序排列。 4.1.2卷内文件目录 卷内文件目录设置序号、责任者、题名、日期、页号、备注 等项目（详见附件3－1）。 a）序号：填写卷内文件排列顺序号。 b）责任者：制发文件的组织和个人，即发文机关和署名者。 c）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不 能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题， 自拟内容外加方括号 “[ ]”。 - 4 - d）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年 月日， e）页号：即卷内文件所在页号。填写时除卷内最后一份文 件需填写起止页号外，其余只填写首页页号。 f）备注：注释文件需要说明的情况。 4.1.3案卷封面 案卷封面的项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、起 止时间、保管期限、件数、页数、项目编号、档号 （详见附件3 －4）。