文件控制程序PPT版.pptxVIP

学 海 无 涯 ;学 海 无 涯 按文件来源分：内部文件、外来文件 按性质文件分为四层 第一层为管理手册 第二层为公司级文件（程序文件及跨部门的管理制度和流程） 第三层为作业文件（各部门、各岗位的具体作业要求，如：岗位操作程序、检验程序、各部门管 理规定、制度流程及技术文件等）、外来文件和资料（指本公司使用的各类国际/国家/行业标 准、适用的法律/法规、上级主管部门下发的条例/通知/文件、本组织相关方送阅的文件等； 第四层为记录表格和报表（用于证明体系正常运行及数据分析，如操作记录、检验记录、设备检 修记录、工作检查情况记录、生产日报表、财务报表等） 按文件状态分：受控文件、非受控文件。 按文件载体分：纸张性文件、非纸张性文件（如：软盘、硬盘、光盘、电子媒体等） 文件格式及编写要求 QCIEHS 部负责跨部门文件格式及编写要求； 技术研发部负责技术文件格式及编写要求； 运营部负责操作指导书格式及编写要求； 各类文件按照格式及编写要求建立。 文件编号及版本标识 管理手册编号 编号规则：QEMS 规则说明：“QEMS”：代表质量、环境管理体系的简称，二标合一。 跨部门文件编号 5.3.2.1 编 号 规 则 ： QEMS－ XX－ XXX 规则说明： 部门编号 序列号 部门作业文件 5.3.3.1 编号规则： XX / XX－ XXX 规则说明： 部门编号 类别代码 序列号 部门编号表： ;学 海 无 涯 ;学 海 无 涯 文件受控标识清晰，易识别，控制有效。 文件作废，若需保留，应进行标识并隔离保管。 5.7.2 纸质文件的归档管理 文控部门管理人员做好文件管理工作。 文件发放 文件发放权责 文控部门负责对公司所有部门发放。 文件发放的原则：对公司内的发放，由编制部门的主管领导审批后即可发放；对外单位的发放必须管 理者代表审批后方可发放。 文件发放形式：文件发放对象根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文 件管理部门统一打印文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后 发放到各使用部门或相关外部人员，填写《文件发放/回收登记表》，由文件使用负责人或其主管签 领。收发双方应同时在文件上签字，标识该文件的发放和修订状态。 文件更改 文件更改由原文件编制部门指定人员负责实施，所有文件更改，在更改记录中进行明确，且重新执行 审批、输出、归档、发放流程。 管理体系文件不致换版的，可标明更改范围，进行拆页更换，每更改一次，其版本更改记录增加一个 序数，经多次更改（版次累计到 5 次）或大量更改的文件，则应换版发行。 文件作废 受控文件发生作废时，新的文件由文控部门按文件发放流程进行发放和公告。旧的文件进行回收。 作废文件的处理 纸质的旧版作废体系文件由文控部门统一回收、销毁，纸质的旧版技术文件由文控部门加盖“作废文件” 章后移至指定区域隔离存放，同时保存 1 年。 文件受控 文件受控章的标识。以下文件均需加盖受控章。 “受控文件”——体系文件的受控标识以及产品设计输出文件、工艺文件的正式输出受控标 识。 “作废文件”——所有作废文件受控标识。 文件查/借阅 文件的查/借阅 查/借阅者要严格遵守文件保密，不能私自打印、传真、外传纸质文件和私自保存、复制、外传电子文 件。特殊需要，经文控部门及相关部门批准。 相关文件 受控文件清单QEMS-EQ-101-F001 文件变更通知 QEMS-EQ-101-F004 ;学 海 无 涯 6.3 外来文件清单 QEMS-EQ-101-F002 7 更改记录 ;