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档案管理培训 2012年12月 主要内容 一、总则 二、档案管理机构设置及基本要求 三、档案分类 四、档案归档及保存 五、档案日常管理 六、工作要求 目 录 总则 机构设置及基本要求 档案分类 档案归档及保存 档案日常管理 1 2 3 4 5 6 工作要求 目 录 总则 机构设置及基本要求 档案分类 档案归档及保存 档案日常管理 1 2 3 4 5 6 工作要求 1、档案室、档案管理人员 2、公司级和部门级 3、兼职资料管理员（部门） 4、公司级档案管理办法 5、档案的借阅、销毁，必须按照公司管理规定执行。 二、档案管理机构设置及基本要求 目 录 总则 机构设置及基本要求 档案分类 档案归档及保存 档案日常管理 1 2 3 4 5 6 工作要求 目 录 三、档案分类 1 档案质量 2 档案立档 3 档案分类 4 档案编号 质量要求 1 质量要求 2 档案立档 3 档案分类 4 档案编号 三、档案分类 (1)档案封面 标题 目录 立卷人 审核人 立卷时间 (2)档案禁止项、破损档案 (3)档案文件材料之间的联系 档案立档 1 质量要求 2 档案立档 3 档案分类 4 档案编号 三、档案分类 （1）立档顺序 批复，请示 附件，正件 印件，定稿 历次稿件，定稿 （2）跨年度的请示与批复 有批复的，无批复的 跨年度会议文件 跨年度的规划 跨年度总结 （3）档案文件资料时间顺序 公文处理用纸,收文 发文正稿,发文底稿 档案分类 1 质量要求 2 档案立档 3 档案分类 4 档案编号 三、档案分类 （1）档案分类要求 统一名称 简明扼要 档案性质 一定范畴 不能笼统含糊 档案分类 1 质量要求 2 档案立档 3 档案分类 4 档案编号 三、档案分类 （2）公司档案大致分为以下几类： 证照类 文件类 制度类 合同类 计划总结类 会议纪要类 各部门存档文件 档案编号 1 质量要求 2 档案立档 3 档案分类 4 档案编号 三、档案分类 档案登记目录表 例如：2012年10月员工工资表存档 OYT-XC-01-201210 奥依特英文简写 类别 时间、序号 部门代码 档案编号 1 质量要求 2 档案立档 3 档案分类 4 档案编号 三、档案分类 部门序号 01 —— 表示总经办公室 02 —— 表示财务部 03 —— 表示销售部 04 —— 表示工程部 05 —— 表示技术部 06 —— 表示生产部 07 —— 表示采购部 目 录 总则 机构设置及基本要求 档案分类 档案归档及保存 档案日常管理 1 2 3 4 5 6 工作要求 四、档案归档及保存 1、归档时间 (1)行政管理、经营管理、生产技术管理等每月归档一次。 (2)设备、仪器（合格证、说明书等），购买后三日内归档。 (3)基本建设类竣工图纸、资料在工程交工验收后15天内归档。 (4)人事档案为次年的一月份移交档案。 (5)未按时间及时归档对部门负责人予以处罚。 四、档案归档及保存 2、归档范围 （1）重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 （2）本公司对外的正式发文与有关单位往来的文书。 （3）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 （4）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 （5）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 （6）本公司的大记事及反映本公司重要活动的简报、照片、录音、录像等。 （7）本公司各部门需归档记录。 （8）不包含财务档案。 四、档案归档及保存 3、归档要求 （1）核对标准 （2）齐全完整 （3）整洁标准 （4）顺序排列 （5）移交清单 四、档案归档及保存 4、保存年限 归档保存期限分为定期和永久，定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。 （1）永久保存： 1）公司章程、合同 2）股东名册 3）组织规程及办事细则 4）董事会及股东会记录 5）财务报表 6）政府机关核准文件 7）不动产所有权及其他债权凭证 8）工程设计图 9）公司规章制度 10）其他经核定须永久保存的文书 四、档案归档及保存 （2）10年保存： 1）预算、决算书类 2）会计凭证 3）事业计划资料 4）其他经核定须保存10年的文书 （3）1至5年保存： 1）期满或解除之合约 2）其他经核定保存5年的文书 （4）1年以下暂时保存： 1）结案后无长期保存必要者。