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采购及应付账款管理制度 一、目的 1 规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用 性，符合公司整体的日常管理规定要求。 2 规定了应付账款入账、调账等方面的管理要求，规范应付账款 管理工作，防范公司处理应付账款业务过程中的经营风险。 二、适用范围 本规范适用于公司的生产用原材料、生产设备、工具和固定资产 （不含公司长期代理产品）等采购的控制。 三、 定 1、 供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他 组织。 2、 抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由 技术中心编写并执行。 3、 货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对 所采购货物给出验收报告和处理意见。 4、无票应付款：采购货物的所有权已经转移至本公司，但是供应 商的正式发票尚未到达财务部的应付款项。当供应商的发票送达财务 部时，应将无票应付款转入应付账款。公司的无票应付款和应付账款 构成了公司资产负债表上的应付账款 四、 物资采购报销流程 1 物资采购前由用料申请人先填写采购计划，“采购计划表”经部 门领导签字同意后，交与采购人员，采购人员制作“采购订单”并进行 采购。 2 凡购进物料、工具用具，尤其是定制品，采购者应坚持先取样 品，征得使用部门及领导同意后，方可进行采购或定制。 3 物资采购返回单位，须经物资使用部 门（库房管理人员）核实、 验收签字，出具“暂存单”。 4 物资采购报销必须以票据为据，不准出现白条报销。 5 物资采购前，预借物资款，必须经总经理签字批准,财务部审核 方可借款，执行借款流程；物资采购完毕，需及时报销。 6 物资采购报销须填写报销单，执行费用报销流程。 7 凡不按上述规定采购者，财务部一律拒绝支付。 五、应付账款入账程序 （一）、有票应付款 1 财务部业务会计对采购订单、供应商发票、暂存单进行审核，即 “三单符合”审核。 2 三单中的第一单“采购订单”是指由采购合同、采购定单、委托 加工单等组成的合同单据。第二单“供应商发票”是指由发票、收款收 据组成发票单据。第三单“暂存单”是指由暂存单、采购订单(检验记录)、 送货单(运输提货单)等组成的收货单据。 3 财务部业务人员在“三单符合”审核后，制作记账凭证并按照会 计复核、批准程序入账。 4 有关部门对合同、订单的修改原件，应及时传递到财务部。 （二） 无票应付款 1 仓库管理员在收到供应商的合格来货（经检验合格）后，填写暂 存单并将入库信息传递给财务部门。未经质量检验合格的货物不得入 库。 2 财务部核对每一张暂存单，确保信息准确无误。将无票入库货 物作为暂估入库进行核算。 3 对货物入库后超过一个月发票未达的无票应付款，财务部应及 时与采购部联系并跟踪。 （三） 应付账款 1 供货方开来发票，从无票应付款转入应付账款时，必须经过“三 单符合审核”。财务部业务人员应当在“三单符合审核”后，方可将无票 应付款转入应付账款。将暂估入库的项目转入库存项目。 2 财务部在“三单符合审核” 中发现不符或不完全相符时，应立即 通知总经办和 PMC 部。总经办应及时与供应商联系处理，并在一周 内将问题调查清楚并合理解决。财务部应同时将所有三单不符的情况 记录，并定期跟踪和向财务主管或财务部长汇报。 3 对在“三单符合审核” 中多开票、重开票的供应商应提出警告， 情节严重的，给予金额的五倍处罚或更换。 4 技术中心应在每月二十八日前将供应商的质量退货及向供应 商索赔的资料传递到财务部，财务部应于当月据之调整应付账款。 5 任何供应商应付账款的调整必须有充分的依据并经财务部长 及相关人员的书面批准。这些依据应附在相应的调整凭证后。 6 更改供应商名称必须得到供应商提供的合法的资料，并经过财 务成本主管的核准。这些资料应附在相应的调整凭证后。 六 应付账款账龄分析 1 财务部每季度进行一次应付账款的账龄分析，并分析资金安排 和使用的合理性。 2 财务部每月打印出有借方余额的应付账款，并通知 PMC 部及 相关部 门。PMC 部及有关部门应及时与供