演示模板高效的会议管理.pptVIP

优选 * 第四回 会议组织管理 再听一个小故事！－记者与孩子 优选 * 第四回 会议组织管理 故事的哲理：换个角度看问题，海阔天地宽 相同的声音容易听到，不同的声音最难得。意见不同是好事，只有意见不同，结论才能全面。为了达到这样的效果，甚至有人故意扮黑脸。当我们听到不同的声音的时候，先不要急于否定，换个角度看看，也许别人的见解对自己会很有帮助，一个善于取长补短的会议者才是真正的“善会者”。 优选 * 第四回 会议组织管理 还有一个小故事！－博士生与本科生 优选 * 第四回 会议组织管理 故事的哲理：尊重别人 三人行，必有我师，会议应当树立对事不对人的原则，树立相互尊重的氛围。只有从心底里尊重其他的与会者，才能真正听得进别人的见解，才能做到真正的“善会”。不尊重别人的表现包括：  ● 人身攻击，恶语伤人 ● 羞辱、讥讽别人 ● 随意打断别人的发言，等等 优选 * 第四回 会议组织管理 会议沟通三部曲 会前沟通：交流会议的有关信息，对会议的目标、议程和时间等达成一致，以减少会议中的冲突，提高会议效率。会中沟通：在开会时应该主动听取意见，善于聆听，只有善于听取信息才能成为有洞察力的领导者。在听对方讲话时要专心致志，不要心不在焉；不要心存成见，也不要打断对方讲话；要善解人意，做到心领神会。不仅要会听，还得会说，会表达自己的意见。在表达自己的意见时，要诚恳谦虚。讲话时要力求简明扼要，用简单明了的词句表明自己的意思，语调要婉转，态度也要从容不迫。会后沟通：会议结束后，主席要及时与承担任务者沟通，询问需要的支持，并给予鼓励；还要与持不同意见者沟通，肯定他的意见的合理处，及做出决定的原因，鼓励他继续努力，发挥更大的能力。 优选 * 第四回 会议组织管理 会议成功的七要素 时间 地点 控制 跟进 会议 成果 氛围 准备 优选 * 第四回 会议组织管理 会议成果 ■ 时刻检讨：我们的会议是否在为我们既定的目标服务 ■ 每一项议题讨论结束，将讨论结果及时整理，形成记录 ■ 会议结束之前，回顾会议议程，看是否主要问题都得到了解决 ■ 如果时间允许，对于“停车场”内停放的内容进行处理 ■ 对于所有执行性的决议，都要明确责任人和完成时间 ■ 如有必要，确定下次会议的大体时间 ■ 会议结束，迅速形成会议纪要，请会议主席批准、下发 ■ 任命一个会议决议的督办人 优选 * 第四回 会议组织管理 会议成功的七要素 时间 地点 控制 跟进 会议 成果 氛围 准备 优选 * 第四回 会议组织管理 会后跟进 ■ 尽快下发会议纪要，确认每个与会者已经收到 ■ 对会上确定的任务承担者，询问需要的资源和支持，给予鼓励 ■ 对于会上没有解决的问题，找到原因，组织新的会议寻求解决 ■ 对于会上交给专项小组进行研究的专题，回收研究成果 ■ 总结会议成功或失败的经验、教训，持续改进 ■ 会议事项的督办 ■ 将会议精神迅速传达到当事部门 优选 * 第三回 会议角色 1，会议中的角色 会议主席 优选 * 第三回 会议角色 会议主席的职责： ■ 致开幕词，明确会议的背景、基调和目标 ■ 对主持人提供支持，协助把握会议的方向和氛围 ■ 在必要时中止争论，或者将讨论引向需要的方向 ■ 在会议出现异常情况时，果断出手处理 ■ 推动会议得到结论或成果，而不是一无所获 ■ 评估会议的效果与成果 ■ 跟踪、检查会议成果的发布与落实 优选 * 第三回 会议角色 1，会议中的角色 主持人 优选 * 第三回 会议角色 主持人的职责： ■ 规划会议： 确定会议目标、内容、议程以及时间、地点、方式； 发出会议邀请，与受邀人员约定会议之前的任务； ■ 启动会议： 分配会议角色； 组织会议的召开； 向与会人员介绍会议背景、目标、议程和规则； 优选 * 第三回 会议角色 主持人的职责：CONT. ■ 促进推动： 在会场建立和维护鼓励讨论的氛围； 对争论的问题进行解释、澄清，推动会议的进行； 对参会者表述不清楚的地方进行解释和确认，避免误解； 优选 * 第三回 会议角色 主持人的职责：CONT. ■ 监控管理： 在结束某一个议题的讨论后进行总结，确认一致认可的 行动计划、职责和时间期限。 控制会议时间，确保会议按进度进行； 严格限制讨论时间，及时处理离题； 建一座“停车场”，将没有时间处理的问题先放在上面； 优选 * 第三回 会议角色 1，会议中的角色 记录人 优选 * 第三回 会议角色 记录人的职责： ■ 记录会议时、地、人等基本信息 ■ 准确记录和概括会议对于各个议题的讨论成果