档案管理培训上下课件.ppt

（二）区分年度 根据文件形成和处理的年度进行归档，通用规则： ? 一般的文件材料，放在其形成的年度归档。 ? 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放 在文件内容针对的年度。 ? 长远规划，放在文件内容针对的头一年。 ? 多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。 ? 跨年度的案件，放在结案的一年；跨年度的会 议，放在闭幕年。 31 （三）划分期限 1 、准确地判定每一份文件和每一组文件的 价值 2 、一般保管期限分为： 永久（无限期） 长期（ 16 － 50 年） 短期（ 15 年以下） 32 （四）文件装订 1 、修裱破损或页幅过小的文件 2 、复制字纸模糊或易褪变的文件（以纯蓝墨水、 红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字 迹材料制成的文件材料、传真件等进行复制） 3 、超大纸张折叠（对报表、图样等纸张幅面大 于 A4 规格的文件，需加以折叠。操作时要尽量 减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠 4 、去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大 头针等装订用品）。 33 5 、 如果是组合件，应按一定顺序进行文件排列： 正本在前，定稿在后； 正本在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 译文在前，原文在后， 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后。 34 6 、装订 采用左侧、下侧对齐方式，用不锈钢钉装订或 线装订。 ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× 不 锈 钢 钉 ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× 三 点 一 线 装 订 35 （五）文件排序 ? 保管期限 — 机构 — 时间（档案室） ? 机构 — 保管期限 — 时间 ? 机构 — 时间（部门） 36 （六）文件编号 全宗号 类别号 期 限 年 度 机 构 件 号 ? 归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥 或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章 ? 每年归档工作结束后，发现有未归档文件？ 可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目 归档。 37 如何填写档案盒背脊 全宗号： 档案馆 给立档单位编制的代 号。因为是必备项， 有全宗号的单位，必 须填写，没有全宗代 号的单位此栏空置， 可暂不填写。 保管期限： 填写 归档文件保管期限，分 为：“永久”、“ 30 年 ”、“ 10 年”。也可填 写简称“永”“ 30 ”“ 10 ” 。 38 年度 ： 填写文件 形成年度，应采用公 元纪年，以 4 位阿拉伯 数字标注。如：一九 九八年表示为“ 1998 ” ，不能简化为“ 98 ” 。 馆编件号： 暂不填写，如需档 案移交进馆时按进 馆要求填写。 39 室编件号 ： 按文件排列顺序从“ 1 ” 开始逐件标注。室编件号应在同一年度 、同一组织机构的同一保管期限内，从 “ 1 ” 开始逐件流水编号。例如： 2007 年办公室永久、 30 年、 10 年三个保管 期限的归档文件，编号后形成的三个流 水号，即永久的从“ 1 ” 开始编写一个流 水件号；“ 30 ” 年的从“ 1 ” 开始编写一 个流水件号；“ 10 ” 年的也从“ 1 ” 开始 40 机构（问题）： 《规则》将机构（问 题）项作为选择项，是因为对于文件数 量少或内部机构简单的机关，只选择年 度、保管期限两种分类法即可满足整理 工作的需要，无须再分机构（问题）。 但对大多数机关来说，选择机构（问题 ）进行分类还是必要的，编号时也必须 相应编制机构（问题）项。填写机构项 时，如果机构名称太长，也可规范简称 表示，如 “政策法规”可简称“政法司 41 （七）文件著录 ? 即建立目录。著录项目必须准确、详细， 以提高利用文件的查准率、查全率。 ? 必须著录的项目有：序号、文件题名、 责任者、文号、成文日期、全宗号（没 有全宗号可留空）、页数、件号、归档 年度、保管期限等。（见图样） 42 全宗号 类别号 年度 保管期限 机构