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（二）做好预立卷工作 预立卷工作 是各类文件材料随时收 集、积累的有效形式，它是指项目责任 者或业务部门立卷人员，随时将有关活 动实施前和实施中办理完毕的文件材料 按照所编的归卷条款，归入相应的卷盒， 预见性做好平时文件材料暂存管理的工 作。 31 （二）做好预立卷工作 要做好预立卷工作，应做到如下几点： （ 1 ） 拟定指导性文件 （ 2 ） 明确部门负责人 （ 3 ） 设置预立卷盒（袋） （ 4 ） 及时归档 32 （二）做好预立卷工作 ? 预立卷工作的要点是： 分类明确，材料齐全。 33 （二）做好预立卷工作 ? 《档案法》： “国家规定不得归档的材 料，禁止擅自归档。” （第十条） 34 （二）做好预立卷工作 ? 机关文件材料不归档范围是： （一） 上级机关的文件材料中，普发性 不 需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本 机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄 件等； 35 （二）做好预立卷工作 ? 机关文件材料不归档范围是： （二） 本机关文件材料中的 重份文件 ， 无 查考利用价值的事务性、临时性文件，一般 性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊 保存价值的信封，不需办理的一般性人民来 信、电话记录， 机关内部互相抄送的文件材 料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与 本机关无关的文件材料，有关工作参考的文 件材料； 36 （二）做好预立卷工作 ? 机关文件材料不归档范围是： （三）同级机关的文件材料中，不需贯 彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材 料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的 简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材 料。 37 四、档案的立卷和归档 38 四、档案的立卷和归档 学校应归档的各种材料，要收集齐全 完整，并进行分类立卷。案卷应遵循文 件材料的形成规律和特点，保持文件之 间的有机联系，要求做到 分类合理 ， 保 管期限划分准确 ， 标题简明确切 ， 装订 结实 ， 编制目录清晰 ， 档案装具整齐划 一 ，便于保管和利用。 39 四、档案的立卷和归档 （一）档案整理的基本方法 1 、 以件为单位整理。 2 、 以案卷为单位整理。 40 四、档案的立卷和归档 （二）档案文本的要求 归档的文件材料力求做到字迹清楚，书写工整， 签署完备 ，禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸等 不规范的书写材料，以利于延长档案寿命。 41 （二）档案文本的要求 ? 档案要素 —— 题名（标题）； —— 文件的责任者（部门或人员）； —— 文件制定的日期； —— 页码； —— 签署完备。 42 （二）档案文本的要求 档案文本行文的规范性 ? 标题中标点符号的用法 ? 结构层次序数中标点符号的用法 43 四、档案的立卷和归档 （三）档案文本的装订 ◇ 保管期限划分准确 ◇ 标题简明确切 ◇ 装订结实 ◇ 编页码 44 （三）档案文本的装订 ◇ 关于“档案封面”的填写 45 关于“档案封面”的填写 自 年 月 至 年 月 保管期限 本 卷 共 件 页 归 档 号 □□ 区 □□□ 幼 儿 园 工 会 五届六次教代会 2006 4 2006 7 永久 16 48 46 关于“档案封面”的填写 全宗号 目录号 案卷号 165 001 【注】目录号 “ 165” —— 1 ：文书档案； 6 ：工会； 5 ：教代会 案卷号 “ 001” —— 流水号 47 （三）档案文本的装订 ◇ 关于“卷内文件目录”的填写 48 关于“卷内文件目录”的填写 卷 内 文 件 目 录 1 工会 关于召开教代会的 2006-04 1 报告和批复 2 工会 教代会代表名单 2006-04 2 6 园长室 发展规划 [ 决议稿 ] 2006-07 8 顺 序 号 文 号 责任者 题 名 日期 页号 备注 49 （三）档案文本的装订 ◇ 关于“卷内备考表”的填写 50 关于“卷内备考表”的填写 卷 内 备 考 表 填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好 以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时 间。 本卷情况说明 ： 立 卷 人 ： 检 查 人 ： 立卷时间 ： 51 （三）档案文本的装订 归档号 档案号 责任者 案 卷 题 名 保管期限 备注 ? 归档号（序号）： 年 份＋流水号 （如 06-001 ； X06-001 ） ? 档案号（档号） ： 目录号＋案卷号 （如 165-01 ） □□学校档案总目录（ 2006 年度） 52 四、档案的立卷和归档 （四）各类材料归档的时间 ? 文书档案按年度进行