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文件编号
SJS-LC-SY-1
版 本 号
1.0
文件名称
采购管理流程
页 码
第 PAGE \* Arabic 0页共4页
精品资料网()专业提供企管培训资料
(流程管理)新采购管理流程
2010-04-15发布2010-07-1实施
目的
为了规范采购流程,控制采购成本,提高采购物料品质,及时高效的为相关部门提供所需物料和服务。
适用范围
本标准适用于公司所有物料和服务的采购。
3.定义
3.1采购周期:采购物料所需要的时间,从下订单开始到物料到库。
3.2物料:指与企业正常运营所需的所有物品,如原辅料、设备、办公用品、劳保用品等。
4.权责
4.1事业部:制定并公布《物料采购周期表》、执行采购活动、订单跟踪订单、采购结算
4.2仓库负责通知品控部或相关部门验货。
4.3品控部或相关部门负责验货
5.进料检验流程图
供应商询价、议价采购下订单
供应商询价、议价
采购下订单
验收退货验收
验收
退货
验收
6.进料检验流程的具体作业内容
步骤
工作内容
关键控制节点
工作标准
时限
制度
1
采购部门根据各种原材物料的实际状况确定其采购周期,经总经理批准后通报各部门
《原材物料采购周期表》
每月修订一次
周期制定的合理可行
特殊产品另外说明
每月5号之前完成
各部门所确定的采购周期,未通报给各部门的,每次罚款10元
2
需求部门根据实际需求,填写《请购单》
《请购单》
根据《请购单》的内容,详细填写请购人、请购日期、物料的规格型号、数量、需求日期以及具体要求等
物流部每周2次
设备部每周1次
行政部每月2次
请购次数在相应的限定周期内,每多请购一次罚款相关部门经理20元
3
《请购单》由部门经理和总经理签字审批
《请购单》的审批
部门经理的审批权限
即时
4
请购人员将《请购单》交到采购部,由事业部经理签收《请购单》
检查《请购单》填写是否清楚
确保对请购物品的规格型号以及具体要求充分了解,对采购有难度的物品,要求请购人员一起参加采购
审阅采购物品的数量和需求日期,对数量和日期有问题的地方,及时与请购人员沟通。
对采购物品的费用进行估算
《请购单》的第一联交由请购人员保存,留下剩余三联
即时
5
分配采购任务
根据《请购单》安排工作,将第二联交给相关人员,其中采购工程师负责原辅料和设备采购,事业部助理负责行政物品采购,第三联全部交给事业部助理,由其负责跟踪,第四联放事业部经理,做存档。
急需的物品优先采购原则
事业部经理确定采购方式
采购难度大、时间紧的物品经理协助一起采购
即时
6
询价、比价、议价
《询价比价议价表》
向厂商详细说明品名,规格、质量要求、数量、交货期、地点以及付款方式
同规格产品有几家供应宜均询价
调查是否有其他较有利的代用品
了解供应商的供应能力,是否能按期交货,并保质保量,向供应商索要相关检测报告和证件
7
审批
事业部经理根据提供的价格以及供应商的资料,确定供应商和采购价格
对采购的数量和交货期与《请购单》不一致时,及时通知请购部门
对采购的价格出现异常时,及时通知请购部门和财务部,重大的要报生产副总
即时
对采购的价格出现重大异常时,没有上报生产副总的,每次罚款20元
8
下订单
《订货单》
在填写订货单时,一定要填写品名、规格、单位、数量、单价、总金额、付款方式、订货时间、交货时间、联系人、联系电话以及供货单位、订货单位,并有双方盖章
如果订货单是传真件,必须在订货单中注明“传真件有效”,且电话确认
订货单必须有事业部经理签字
即时
《订货单》没有供应商盖章的,则每次罚款当事人20元;《订货单》没有及时交仓库的,则每次罚款当时人5元。
9
订单跟踪
《订单时间控制表》
由事业部助理填写《订单时间控制表》,并进行跟踪
没有进行跟踪且造成到货不及时的,每批订单罚款10元。
10
验货
《来料检验处理状况单》
《入库单》
到货后,及时通知仓管和品控部或请购部门,按照《请购单》和《订货单》一起验货
在货物验收结束后,向品控部门索要《来料进货检验状况单》,并向仓管索要《入库单》
若在验收出现不合格项时,要求供货商指定时间内修补或者扣款,并用书面形式确定修补的时间或扣款的数量,最后让供应商签字
到货后,若仓库没有及时通知品控部验货的,每次罚款10元,并对没有检验的物料品质负责
11
台帐登录
《采购台帐》
针对到货日期、质量状况、数量、单价、金额、税金、供应商等情况进行统计
在登录《采购台帐》时,若遗漏一批物料,则罚款10元
12
付款
《请款单》
确认发票的抬头和内容是否相符
发票的金额与订货单的价格一致
按照订货单的付款方式支付,注意是否有预付款、质保金等
是否要扣款或者
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