新奥集团会议管理规定.pdf

制度名称：新奥集团会议管理规定 第 1 页 共 15 页- 1 - 制度编号：XAJT/ZD0801G-2009 新奥集团会议管理规定 1 总则 1.1 目的 为了规范会议流程，提高会议效率，降低会议成本，有效发挥会 议对战略实施的支持作用，特制定本规定。 1.2 分类 1.2.1 按照会议是否纳入计划，将会议分为计划内会议和计划外会议 两大类。 1.2.1.1计划内会议 包括战略绩效类会议、重大决策会议、日常例行会议三类会议： （1） 战略绩效类会议：包括战略研讨会（战略年会）、战略发布会（八 六司庆）、战略培训（春季管理干部培训和秋季管理干部培训）、 战略绩效沟通和回顾会议、三一计划与预算评审会等会议。此类 会议主要目的是制定新奥集团战略规划、明确策略和实施路径， 保障新奥集团战略的实现，须按照整个战略绩效循环做好会议计 划，并严格执行； （2）重大决策类会议：包括董事会会议、新奥集团及各产业集团执（常） 委员会会议等。此类会议的目的是研讨和决议新奥集团阶段性重 大决策，或者通报、周知相关重要决策，须纳入年度计划，定期 召开； （3）日常例行会议：主要包括总裁（总经理）办公例会、项目周例会、 例行培训，以及其他各类日常经营管理会议。此类会议目的主要 是服务于日常工作的推进，对工作进度、难点进行研讨和决策， 须纳入年度会议计划并按照计划进行月度滚动。 1.2.1.2计划外会议 此类会议未纳入周会议计划，主要为突发和紧急的会议，包括临 时发生的重大或紧急的资金、安全、风险、项目变故等方面的会议， 以及经营管理过程中出现的其他突发和紧急会议。此类会议的目的主 要为及时解决突发问题，确保企业正常运营。 第 1 页 共 15 页 制度名称：新奥集团会议管理规定 第 2 页 共 15 页- 2 - 制度编号：XAJT/ZD0801G-2009 1.2.2会议计划 按照会议执行周期，将会议计划分为年度会议计划、月度会议计 划、周会议计划。 1.2.3按照会议资源占用度，将会议分为一级会议和二级会议： （1） 一级会议：参会人员范围较广或参会人员级别较高、资源占用度 较大，若不能保障会议进度将扰乱企业经营的会议为一级会议， 包括战略绩效类会议的终审会议、重大决策类会议、资源占用多 的计划外会议； （2） 二级会议：仅占用单个组织内部资源，且议事内容主要为沟通或 推动日常经营工作的会议为二级会议，主要包括日常例行会议、 战略绩效主线过程的沟通会议及资源占用少的计划外会议。 1.3 管理原则 （1） 会议有序。会议须有计划性，且计划执行和会议协调的优先级或 规则均明确。 （2） 注重效率和质量。会议目的和议程明确，有会必议，议则必果， 果则必践，践则必馈。会议规则清晰，会议计划、会前筹备、会 中控制、会后落实等规则明确。 （3） 降低成本。采取视频会议、电话会议等远程会议形式及邮件、电 话沟通等非会议方式，以及合并同类会议、统筹安排等措施减少 面对面会议的数量和频率，降低会议成本。 1.4 适用范围 本规定适用于新奥集团所有单位。 2 组织与职责 2.1 各级行政部门为本单位会议管理的归口部门，主要负责： （1） 制订本单位会议管理规定、办法及实施细则，并组织实施； （2） 根据会议分类，分别明确本单位每类会议的会议计划； （3） 管理、协调或召集本单位各类会议； （4） 本单位会议组织创新和会议管理评估。 2.2 新奥集团总部行政部门根据自身定位，主要负责： 第 2 页 共 15 页 制度名称：新奥集团会议管理规定 第 3 页 共 15 页- 3 - 制度编号：XAJT/ZD0801G-2009 （1） 制订新奥集团会议管理制度，并监督执行；