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第一章文秘工作概论 第一节文秘工作的历史和发展 一、新时期我国文秘工作的发展方向 周恩来同志在建国初期曾指出，秘书工作第一要保密，第二要准确，第三要迅速。“四个转变”成 为文秘工作的发展方向；1、是从偏重于办文办事转变为既办文办事又出谋献策 2 、是从单纯收 发、传递信息转变为综合处理信息；3、是从凭经验办事转变为科学化管理；4 、是从被动服务转 变为力争主动。江泽民同志也指出文秘工作的四项任务；1、为领导提供情况；2 、在领导决策以 后协助贯彻实施，3、是协助领导协调矛盾，做好文件把关，4 、是承担处理领导机关的一些日常 事务 二、文秘工作的职业特点 文秘工作主要内容有日常工作、信息工作、会议工作、接待工作、随从工作、通讯工作、保密工 作、公文处理与归档工作等 1、辅助性2 、从属性 3、服务性4 、综合性 5、灵活性 三、文秘工作人员的能力 1、口头表达能力 2 、书面表达能力 3、办事能力 4 、应变能力 5、心理调适能力 6、洞察能力 四、文秘工作人员的道德要求 1、忠于职守、敬业爱岗 2 、严守机密、求真务实 3、恪守信用、严谨细致 4 、甘当助手、任劳任怨 5、富有主动性和创新意识 第二章文秘工作实务 第一节日常工作 一、值班工作的任务、工作制度 任务： 1、承接上级指示 2 、负责电话应对 3、接待来访人员 4 、掌握领导的行踪 5、承办临时事项 6、确保机关安全 7、编写值班材料 制度： 1、岗位责任制度 2 、请示报告制度 3、交接班制度 4 、保密制度 5、安全防范制度 三防是防特、防盗、防火 二、印章刻制、颁发、使用、保管要求 印章的刻制： 1、印章刻制权限。应发按照党政军最高领导机关和其他各级领导机关的有关规定执行。法定组织 的成立，由批准该组织的上级领导机关刻制颁发公章，本组织无权刻制公章 2、印章刻制的规格 由形状、尺寸、字形、图形、排列等项目组成。一般都是圆形。直径大小，因机关的级别高低而 不同，从中央到基层，由大到小，主要分 6 厘米、5 厘米、4.5 厘米、4.2 厘米四个级别。印章所 刻名称，应为本组织的法定名称，字数过多者，可适当采用通用简称。民族自治地方的印章，应 当刻汉文和当地通用民族文字。印章的印文，一般用宋体字和规范化的简化字，从左至右环排或 横排。正式公章的图形有四种一是中央部级以上国家机关和各级人大常委会、人民政府、人民法 院、人民检察院的公章，由机构名称、国徽和边线组成 ；二是各级党委的正式公章，由机构名称、 党徽和边线组成；三是各级国家机关下属的职能机构的正式公章，由机构名称、五角星和边线组 成。其他领导机构的正式公章，一般都参照相当于党政领导机构同级印章的图形刻制。现用正式 公章一般有铜质和塑料两种材质。对领导签名章也有明确规定 印章的颁发和使用 1、印章的颁发；领取印章要有二人同行，持介绍信或领导手迹 2 、印章的使用；使用印章，一般应经本机关领导批准，办理签批手续，文秘人员不要擅自作主 文件用印，以文件领导签发字为准；常规用印，有文秘部门负责人批准即可；可一般事务性的介 绍用印，文秘人员可依照惯例承办，不必事事请示。要正确用印，印章应加盖在落款的年、月、 日处，“骑年盖月” 3 印章的停用 因机构改革变动等原因停用印章，要及时发出印章停用通知，按通知要求停止使用，清查印章 然后，报请领导审定印章的处理办法，做好停用印章的上交、清退、存档或销毁工作。停用印章 也要登记，写清停用机关，原因、时间。印章处理要区别情况，根据主管机构的意见上交，保存 或销毁 印章的保管： 1、印章必须有专人保管，不可随意交给他人代管，更不可 “齐抓共管”。保管人因事外出，经批 准交他人代管，不论时间长短，均需在印章档案卡片上登记清楚 2 、印章使用应在办公厅室内进行，不可带出办公室，以防丢失或被坏人利用 3、有印时，文秘人员应亲自盖章，不可由他人代劳。铅印或胶印文件套印时，保管人应到场监督 4 、印章要定期清洗，保持清洁。印章使用次数多了，字隙会被一些脏物和印泥的纤维堵塞，盖出 印痕就会模糊不清 5、印章必须严加保管，严防丢失，也不可放在办公桌的抽屉里，以防撬窃 三、领导交办事项的办理要求 1、态度和蔼，协商解决，不要打着领导的旗号发号施令 2 、坚持原则，按章办事，不要违法乱纪，更不能为达到目的而不择手段 3、一视同仁，不分亲疏，不要看人办事，有失公平 四、机要文件打印要求 文件、资料的打和印是机关机要工作的两个重要环节。高级领导机关设有微机打字室和文印室， 打印分开，一般机关打印集中一室 1、打字：经过领导签