客户档案合同管理办法.docxVIP

客户档案及合同管理办法 为了加强公司客户档案及合同管理，根据公司实际情况，制定本管理办法。 凡公司所有档案合同，应当依照本制度管理档案合同。 部门主管必须加强客户档案合同管理工作的领导， 建立合同档案的保管、 查 阅和销毁等管理制度， 保证购机合同妥善保管、 有序存放、 方便查阅，严防损毁、 丢失。 一、客户档案合同的构成 客户档案合同是记录和反映购机人购机业务的重要依据和证据。 一般主要包 括购机人的购机合同文本， 如果是分期业务，还包括整机合格证、 发动机合格证、 钥匙及欠款归还协议等原始资料。 二、客户档案合同的日常管理 （一）合同文本管理 签订的合同，应当载明档案袋所装材料，购机类型、整机编号、购机时间等 详细信息。合同文本存放应当归类，防潮、防火。 （二）合同文本的查阅及借阅 客户档案合同有专人负责保管，当需要查阅或借阅合同时，应当通知专门 负责人，保管人员向部门主管提出申请， 经主管同意方可查阅或借阅， 并要及时 归还，归还时应当检查合同文本是否完好无损。 （三）合同文本的销毁 合同文本的销毁主要是指已经履行完所有义务或合同已存放 3 年过期，经 主管领导同意，予以销毁。对销毁的合同应当登记备案。 （四）合同档案中合格证及钥匙的归还 合同档案中关于整机合格证和发动机合格证及钥匙的归还，是指当时客户 办理融资业务时， 根据临工厂家要求和公司实际， 对整机合格证和发动机合格证 及钥匙各一把予以扣押， 当购买人付清所有款项后一并归还。 再归还时要求客户 签字确认。不得代领或冒领。 三、合同管理的奖惩规定 （一）全年无合同文本损毁、丢失等现象，奖励 100 元；若出现一次损毁、 丢失等现象罚款 100 元，一次类推。 （二）合同存放分门别类，摆放整齐，方便查阅或借阅的，奖励 50 元，否 则罚款 50 元。