2018年兼职档案员培训课件——谈谈高校档案归档工作.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 档案立卷方法 立卷程序 立卷时，依照如下程序进行调整检查： ①文件是否齐全、完整，剔除无需归档的文件。 ②检查文件问题是否合理组合。 ③检查文件的保存价值，按照保管期限及密级分别组卷。 ④检查案卷数量，一般每卷不超过200页，同一问题文件数量多时，可分开组卷 立卷分类 分年度—文件按其形成或针对的年度分开 ①一般文件归入文件形成年度。 ②请示与批复，归入批复年度，无批复的请示归入请示年度。 ③规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。 ④总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。 ⑤会议文件，归入会议闭幕的年度。 ⑥法规性文件，归入公布或批准年度。 ⑦案件材料，归入结案年度。 ⑧科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度。 分问题—文件按内容所反映的问题、事务分开。 分期限—文件按永久和定期（定期分10年、30年）保管期限分开。 分密级—文件按非密、秘密、机密、绝密分开。 一般按照年度-问题或机构-保管期限进行组合。 组合案卷及文件排序 一般以问题为主，兼顾文件性质、格式及责任者，相互之间紧密联系的原则进行组合，按照批复在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；汉文在前，少数民族文在后；中文在前，外文在后；其它文件材料按文件重要程度或形成时间先后排列。 纸张折叠：大的纸张采取手风琴式折叠。 卷内文件编号 卷内文件应逐件加盖归档章（位置位于每件文件首页的右上角），并逐项填写。 拆钉、装订与打号 对已分类组卷完成的案卷去除文件上的金属物，采用线绳三眼一线装订，案内文件按序逐页进行页码打号（有文字内容的页面均需打号），页码的位置位于非装订线一侧的左、右下角。 全宗号 年度 保管期限 件号 填写卷内文件目录 党群、行政、教学综合、科研综合、外事、基建综合、财会综合、设备、出版类卷内文件目录填写。 序号 文号 责任者 文件题名 日期 页码 备注 序号：以卷内文件排列先后顺序填写序号； 文号：文件制发机关的发文字号； 责任者：形成该文件的单位或对该文负有责任的署名者； 题名：即文件标题 日期：文件的形成时间，填写时可省略“年月日”字，可用“.”表示，也 可连写单月单日前加0，20151231 页号：卷内文件排列顺序所在位置的首页号。 科研项目类档案卷内文件目录填写 研究生学位档案卷内文件目录填写 填表说明： 序号：以卷内文件排列先后顺序填写序号； 文件材料标题：文件形成材料具体内容； 日期：文件的形成时间，填写时可省略“年月日”字，可用“.”表示，也可连写单 月单日前加0，20151231； 页号：卷内文件排列顺序所在位置首页号。 填写卷内备考表 填表说明： 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，案卷立好后发 生或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名、标注时间。 立卷人：由组成本卷的责任者签名（整理者）； 检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名（档案工作主管领导）； 立卷时间：填写完成立卷的日期。 拟写案卷标题 党群、行政、教学综合、科研综合、外事、基建综合、财会综合、设备、出版类卷内文件目录填写。一般由单位（作者）、问题、文种组成。标题应简明扼要，正确反映全卷文件内容，并根据卷内文件价值注明案卷的保管期限。 归档 归档时间 党群、行政、教学类档案 兼职档案员平时应注意积累，并将收集上来的档案材料根据档案归档范围及保管期限表进行分类、装订、编页号等后，学校各部门应当在次学年的6月底前移交学校档案部门归档。各院系等应当在次学年寒假前归档。 科研类档案 凡正式列为科研课题的项目，在确定科研课题负责人后，课题负责人（可以指定专人）应建立平时立卷制度，做好积累材料的准备工作，待项目告一段落或完成时，再按归档范围进行整理归档。时间在项目完成后两个月内完成归档工作。科研项目结题验收必须有学校档案部门参加 。 基建类档案 项目明确负责人后，负责人应指定专人负责文件、材料、图纸的平时收集和保管工作，并按各类项目归档范围进行分类，按类目建立卷盒，做好不同时期的收集工作。在项目完成后三个月内归档。基建工程竣