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工作规范广东外语外贸大学各类 档案工作规范 广东外语外贸大学档案工作规范 目录 党群、行政类………………………………………………………………………1 教学类………………………………………………………………………………13 科学技术研究类……………………………………………………………………21 产品生产与科技开发类……………………………………………………………29 基本建设类…………………………………………………………………………37 仪器设备类…………………………………………………………………………46 出版类………………………………………………………………………………52 外事类………………………………………………………………………………57 财会类………………………………………………………………………………64 声像载体类…………………………………………………………………………71 广东外语外贸大学党群、行政类档案工作规范 为了加强学校党群、行政类档案工作的业务建设，提高规范化、科学化管理 水平，更好地为学校和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，根据《高 等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合学校实际，特制定 本规范。 1 党、政档案工作的基本原则 1.1 凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图 表和声像载体材料均属党、政档案。 1.2 党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开 发利用。 1.3 党、政文件材料严格实行由文书处理部门归档的制度。 1.4 党、政文件材料的归档工作应实行 “三纳入”，即纳入学校各部、处、院、 所的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到 “四同步”管 理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、 政档案工作。 1.5 学校各单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专(兼) 职档案员，认真做好党、政档案的收集、整理，并按规定向学校档案部门移交归 档。 1.6 要努力实现党、政档案工作的科学化管理，大力开发档案信息资源，最 大限度地发挥党、政档案的作用。 2 党、政档案归档范围的确定 2.1 确定的原则 归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作 用和研究价值；能全面反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、 系统；遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。 2.2 归档的主要内容和重点 2.2.1 归档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出 版、外事、财会管理文件除外) 、工会、团委四个系统的内容，具体范围见附件 一、二。 2.2.2 归档的重点以学校形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别 是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上 级来文中，以针对学校的指令性、指导性文件为主。 2.3 不归档的文件材料 2.3.1 上级机关普发供参阅、不办的文件材料。 2.3.2 上级机关发来供工作参考的抄件。 2.3.3 上级机关征求意见未定稿的文件。 2.3.4 重份文件。 2.3.5 无查考利用价值的事务性、临时性文件。 2.3.6 未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿， 一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿 和负责人签字的最后定稿除外) 。 2.3.7 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。 2.3.8 无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性 建设性意见的人民来信。 2.3.9 学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。 2.3.10 校内负责人兼任外机关职务形成的与学校无关的文件材料。 2.3.1l 为参考目的从各方面收集的文件材料。 2.3.12 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 (以上材料如有需要，可作资料暂存) 3 党、政文件材料的部门归档流程 3.1 积累整理 3.1.1 学校各归档单位在平时应严格做好文件材料的收集、积累工作，按问 题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保 存价值，以能准确