秘书收文制作处理...pptVIP

秘书理论与秘书实务 秘书收文制作处理 dongjinfeng62@163.com 穅书理论与硼书实务 、收文的处理程序环节 收启 封登 记 核 办批 办承 办催 办 档 穅书理论与硼书实务 、收文的处理程序实践详解 ■1.签收就是签字表示收到来文,是收文处理 工作的开端。小型机关只设一个综合收发室或 专(兼)职收发员,负责文件的签收、拆封、 登记和送阅。大中型机关多设内外两种收发。 先由外收发部门收文,而后转交秘书人员(文 书)。公司、企业的文书信函常由写字楼的前 台或办公楼的总收发代收,秘书从专门的信箱 或前台收取。 穅书理论与硼书实务 将文件封套上的发文机关 称,发文机关的文件编发号, 以及发文机关的机要通信号、 等登记在的收文簿上 仔细查看文件封套上所注的 检查无误后,收件人应认真 收文机关部门或姓名,是否 地在送件人的投递回执清单 是本机关,如有误投,应立 签名,注明收到日期,然 即退回 后转送到秘书部门 穅书理论与硼书实务 ■2启封是指有权拆封的秘书对来文拆剪封套, 检查封套内来文的程序。对拆封工作应认真对 待,除指定专人或主管文件工作的机要秘书拆 封外,其他人员不得拆封。拆封范围是:封面 上标明送本机关、机关办公室以及机关“负责 人”收的所有信件。封面标有具体领导同志名 字的,或“亲启”、“亲收”字样的,一般不 得拆封。 穅书理论与硼书实务 注意保存原封套的完好,不 要损坏封内文件、信件,必 要时还应把原封套别在文件 或信件后一并处理 件的秘密等级在封套上是请示类文件,如无发文机关 明的,但如果拆封后发现 领导签发,或其他手续不全 是保密文件,不再转让他人 时,应拒收退回;在处理急 阅读,拆封人员要负责保管 件时,应告知行文错处 穅书理论与硼书实务 ■3.登记是有权拆封的秘书对 所经手拆阅的文书进行管理和 保护的必要措施,也是保障文 书迅速办理的措施,是一项重 要的制度。登记制度便于对文 书的管理和保护;便于对目标 文书的查找和利用;便于统计 和催办;便于文书工作中的核 对和交接。 穅书理论与硼书实务 登记用具 作 用 收文登记 是将所有来文按照 簿、册的形式,主一定的分类标准登记在一起, 要是来文登记一览起总体掌握来文及办理情况 该。收文登记是为每一份来文做 的作用 卡、单的形式 份登记表,起重点表示该 份来文办理情况的作用 穅书理论与硼书实务 ■基本按公文来源、内容以及办理情况的登记; ■中等规模的机关,所用的《收文登记簿》,对 三级件(即党中央国务院文件、省委省政府文件 市委市政府文件)按发文机关名称分册登记。 ■规模较小的单位或机关收文不多,一般建立综 合性的《收文登记簿》,在簿内相隔适当册页将 眉端错落,标明各类文件名称,以便登记和査找 ■有些文件不需要登记,如各种公开或内部不属 机密的一般性简报,越级的请示和一般性抄件, 行政事务性通知、请柬、介绍信等 穅书理论与硼书实务 ■4收到下级机关上报的需 要办理的公文,文秘部门应 当进行审核。审核的重点是 是否应由本机关办理;是否 符合行文规则;内容是否符 合国家法律、法规及其他有 关规定;涉及其他部门或地 区职权的事项是否已协商 会签;文种使用和公文格式 是否规范。