档案立卷归档制度 .pdf

档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及 《全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）》的要求制定本制度。 一、归档范围：校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加 固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设 工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间：随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备 案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求： 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照 文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄 像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映 卷内文件作者、内容和形式；要注明保管期限；并逐卷编写张页号，填写 “卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列， 编以案卷顺序号，并编制案卷目录。 /hzhzhz 档案保管制度 一、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发 生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整与安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时 间必须关门落锁。 三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫 工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝 意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及 时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况， 应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进 行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销 毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 /hzhzhz 档案利用制度 一、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工 作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 二、校安档案工作人员必须编制《案卷目录》著录或专题文件卡片等 检索工具，为提供利用做好准备。 三、凡利用者都应办理利用手续，严格遵守保密制度。在规定地点查 阅，未经同意不准带出，不准随意翻阅无关文件精神，不准拆散卷本或抽 页，不准剪下。不得污损及在文件圈点、划线、添字、去字和删改、违者 依法查处理。 四、档案材料一般不得借出，特殊情况确需借出者，应报请分管领导 批准，办理借阅手续，限期归还。 五、查阅档案资料时，不得擅自摘抄、复制。如工作需要者，要将摘 抄的材料校对无误，加盖印章，方可有效。对摘录、复制的档案资料，必 须妥善保管，不得泄密，并有责任利用效果及时告知档案部门。 六、校安档案部门应开展档案史料编研工作，积极配合有关部门编写 全综介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集 等资料。 /hzhzhz 保密制度 一、对绝密级的文件、材料，非经原确定密级的机关、单位或者其上 级文件批准，不得复制和摘抄。 二、收发、传递和外出携带绝密文件，由指定人员担任，并采取必要 的安全措施。 三、绝密文件应在设备完善的保险装置中保存，至少要使用性能完好 的保险箱、柜存放“绝密”件。 四、不准在和人交往和通信中泄漏国家秘密，携带属于国家秘密的文 件、资料和其他物品外出，不得违反有关保密规定。 五、不准在公共场所谈论国家秘密，否则应承担法律责任。 六、不准使用明码或者未经中央有关机关审查批准的密码传递国家秘 密。