某电子公司ISO体系管理文控文件文件控制程序.docVIP

Xx电子（深圳）有限公司 文件名称： 文件控制程序 编号：SG-QP-001 版本：A0 页次： PAGE 4/ NUMPAGES 4 ★诚信、同心、主动、一流的品质、一流的效率、一流的服务★ Xx电子（深圳）有限公司 文件名称： 文件控制程序 编号：SG-QP-001 版本：A0 页次： PAGE 1/ NUMPAGES 4 编写： 审核： 批准/日期： ★诚信、同心、主动、一流的品质、一流的效率、一流的服务★ 目 的： 确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等，从而保证质量体系文件和资料得到有效的控制。 范 围： 本程序适用于质量体系文件和资料的控制。 定 义： 3.1 DCC： Document Control Center 文件控制中心。 3.2 一级文件：质量手册。 3.3 二级文件：程序文件。 3.4 三级文件：工作文件和技术资料。 3.4.1工作文件：作业规范、规则、流程，质量计划，操作、使用说明；企业标准，；外来文件等。 3.4.2技术资料：设计和工程等部门制作的所有技术资料，例：BOM、原理图、图纸、作业指导书、测试报告等。 3.5 四级文件：质量记录（表单记录类）。 职 责： 4.1 文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场所的文件为最新、有效的文件。 4.2 各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。 程 序： 5.1 文件的编写、审核及批准： 项目 序号 文件级别 编 写 审 核 批 准 控 制 部 门 5.1.1 一级文件 ISO专员 管理者代表 总经理 文控中心/部门 5 二级文件 主管、工程师 经 理 管理者代表 文控中心/部门 5 三级文件 相关人员 主管、工程师 经理 文控中心/部门 5 四级文件 相关人员 主管、工程师 经理 文控中心/部门 5.2 文件的受控 5.2.1经审核、批准后文件的纸质档与电子档一律交给文控中心受控、发放。 5.2.2部门文员负责（技术资料类文件由编写人员负责）将本部门需要受控的文件资料按照《文件编写规范》审核后送到文控中心受控。文控中心负责对文件的名称、编号、版本、页次进行核对。对不符合《文件编写规范》的文件，文控中心将退回原编写部门进行更改。 5.2.3 经审核、批准后的文件（技术资料类除外），需要发放时由发文部门向文控中心提供纸质文档和电子文档，二者必须一致。 5.2.4 文控中心根据《文件管理规范》规定的发放范围，复制相应数量的文件副本，并在文件副本的每页加盖红色“受控文件”印章（文件正本无需盖此章）。部门文员根据《文件新制/更改/作废申请》、《技术资料发放清单》上登记的发放内容核对签收。 5.2.5文控中心应保存最新版本的文件，文件发放的相应部门应与发放清单所列相符。 5.2.6文控中心负责将一级文件、二级文件、三级的作业规范类文件、四级文件和主要技术资料的目录及清单的电子文档放置在网上共享，并对其进行维护与更新。 5.2.7因文件或部分文件遗失、破损需申请补发文件时，必须由所需部门填写《补发资料申请单》，经文控中心批准后，由文控中心补发。 5.2.8因工作需要增发文件时，必须由所需部门填写《增发资料申请单》和《申请发放资料目录清单》，经各级审核批准后，由文控中心增发。 5.3 外来文件的管理 5.3.1国家标准、行业标准、设备类操作说明书等外来文件，由使用部门提供目录清单并送文控中心登记受控后，再办理借阅。 5.3.2顾客的资料（顾客对产品性能要求的需要等）、由客户或供应商提供的检验、测试、制造等文件资料，由各部门负责收集整理，并将收集整理的外来文件及目录清单送文控中心登记受控。 5.3.4由文控中心登记管理的外来文件，加盖红色“受控文件”印章。 5.4 网络文件的控制。 网络文件的安全由网络工程师负责设置使用授权人、防毒及防止文件丢失。 5.5 文件的更改、回收及作废 5.5.1 程序文件、工作文件的更改、作废由编写部门或相关部门提出，填写《文件新制/更改/作废申请》，交由原文件编写部门更改、审查、批准后交文控中心受控再发放。必要时应邀有关部门召开文件更改讨论会议，商议文件更改的相关事宜。 5.5.2 技术资料的更改，需填写设计或工程更改通知，并与更改的相关文件同时发放。 5.5.3文件编写部门更改文件后，要将更改后的文件正本交到文控中心受控，并提供更改后文件的磁盘或电子文档。 5.5.4 旧版文件（正本旧版文件除外）由文控中心负责回收并加盖蓝色“作废文件”章统一作废。除文控中心外，所有部门和个人都不得复制、保留已失效或过期的文件。 5.6 文件的保密管理及