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公文处理基本要点 一、公司现行公文按主送行文方向的分类 (1）上行文，是下级机关、组织、单位向对其具有领导或指导关系的上级机关报送的公文,如请示、报告、汇报性的简报等。 （2)下行文，是上级机关、组织、单位向所属机关、组织、单位以及虽无隶属关系却有指导职能的下级机关、组织、单位下发的公文，如命令、决定、决议、指示、批复及带有指示性质的通知、通报、简报等。 （3）平行文，是平级机关、组织、单位或没有隶属关系的机关、组织、单位之间,为协商或通知有关事项而制发的公文，如函等。 （4）通行文，是既可以上报，又可以下发,还可以平级送达的公文，如会议纪要，意见等。 下行文：“决定、决议、指示、通告、通知、通报、批复”七种。 上行文：“报告、请示”两种。 平行文：“函”一种。 通行文:（上行文、下行文、平行文),“意见、会议纪要”两种。 二、要尽量符合基本格式 1、眉首部分的格式 (１)发文字号:发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。文件头标识下空2行，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识,年份应用全称,用六角括号“〔〕”插入,序号不编虚位,也就是不编0０1,不加“第”字。 （２）签发人:上行文需标识签发人的姓名,平行排列于发文字号的右侧。发文字号居左空一字,签发人居右空一字，签发人用３号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标示签发人姓名。 ２、主体部分的格式 (1）公文标题:红色反线下空一行，2号标宋,两行以上的标题不能等长。 (2）主送机关：标题下空１行,左侧顶格,3号仿宋。 （3)公文正文：每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文一般不插入表格、图片、曲线图。 (4)附件：是公文正文的补充或参考材料，在正文下空一行,左空2字,用3号仿宋字标识“附件:”,附件序号用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。 (5）成文时间:署领导人签发日期或会议通过日期,如联合行文,以最后一个领导签发日期为准。党的机关成文日期用阿拉伯数字，右空2个字。行政机关成文日期用中文大写年月日,右空4字。 ３、版记部分的格式 （1)主题词:用3号黑体,居左顶格,词目用3号标宋体,词目之间空一字，要加粗。 (2）抄送:主题词下一行，左空一字。党发文件要左顶格。３号仿宋。 (3)印发机关及时间:抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字，使用阿拉伯数字。 三、努力减少不规范行文 1、要严密审核发文 （1）行文。是否确需行文，行文方式是否恰当。　 （2）政策。是否符合党和国家的方针、政策；是否符合行文规则和发文办理的有关要求;新出台的政策规定有无依据、有无说明,是否切实可行;与本部门和有关部门的相关规定有无矛盾;涉及其他部门职权范围的事项,是否经过协商，分歧意见是否一致，会签单位是否齐全,是否符合拟制公文的有关要求等。 (３）格式。是否符合《公文处理办法》和《细则》的有关规定,文种是否恰当;文稿结构是否符合公文写作要求。 (４）文字。表述是否规范，包括字、词、标点、语句和逻辑结构是否准确、合理;计量单位是否符合国家标准;行文、数字、层次、序数、用笔用墨是否规范。　 2、对问题高发区尤其要多加小心 从公司内部行文情况看，起草和审核公文时要特别注意： （１)上行文要特别注意合规。（签发人是否具备签发资格；要有联系人,联系方式;不能越级;分清“请示”、“报告”，一事一文；主送单位必须标上级单位,不能直接报业务部门；附件要标全、附全;不能有明显的文字性错误;必须送两办文书部门等。) （2)标题必须合规。完整、准确、简洁。 (3)文体、字号、版面要基本合规。 （4)用章要符合标准(上行文标注日期党政有别，骑年跨月、五角星朝上)。 (5)主题词不要出笑话(3－5个,尽量用主题词表的，用实词以名词为主,不必非从标题上摘抄)。 3、公文传送要及时准确 （1)公文传阅要及时。及时收文，及时办理。特别是要注意下载上行文时要收阅齐全,正文、附件一个不能少、一页不能丢。 （2）要坚持按程序分送。 (3）申请使用上级公章授权的必须归口办理。投标招标、贷款担保、信贷保函、借款申请、法律案件授权等都必须上级业务部门签署意见后由具有相应权力的领导签字批准后办理。不能直接拿到文书部门要求用印。