2020年会议筹备工作十要点.pdfVIP

会议筹备工作十要点 会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂，但实际上还是有章可循的。结合多 年的实践，谈些粗浅的做法和体会，与同行们进行交流。下面是职场范文网给大 家带来的会议筹备工作的十要点，希望大家喜欢。 一确定会议名称会议名称也就是会议的题目， 如“全国卫生工作会议” “全国新型农村合作医疗试点工作会议”等。规范 的会议名称一般由三部分组成一是会议范围，二是会议内容，三是会议性质。其 中会议性质包括“现场会” “启动会”“工作会”“座谈会”“研讨会”等。 二初定会议步骤会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题 的先后顺序，是会议程序的基础。 程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等， 按照先后顺序做出安排。 日程是对会议的活动逐日作出的安排， 是程序的具体化。 会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过领导批准，切不可随意变动。 三草拟会议通知会议通知 一般包括会议的名称、 开会的目的和主要内容、 会期、会议地点和食宿地点、 与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人 支付的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。会议通知最好由与会议主题 相关的人员起草，这样更有利于通知的顺利起草。报请上级单位批准的会议，报 送请示时，要附上会议通知的代拟稿。 四会议经费预算会议经费预算开支的项目 一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费、会务组和工作 人员的房费、胶卷购买和冲洗费用等。如果需要邀请专家学者讲课、作报告，还 要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。 五办理会议报批重要的会议必须报请领导审批。 会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参 加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。 六下发会议通知会议通知务必经过处室领导审核，主管领导签发。 下发会议通知要专人负责，避免遗漏、错发和重发。下发会议通知应注意两 点一是会议通知下发要及时。下发过早，参会人员容易遗忘 ;下发太迟，与会人员 收不到会议通知， 即使收到通知， 难于安排手头的工作， 也会降低会议的出席率。 二是会议通知发出后要抓反馈。涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附 会议回执，内容包括参加会议人员的姓名、性别、民族、职务 (职称 ) 、联系电话、 到会的日期、车次和航班号以及返程的日期、车次和航班号等。会前 1～2 天还 要再次联系，以确保与会人员能够按时参会。 七准备会议材料会议材料主要有三种 一是会议文件，包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件 ; 二是讲话材料，包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料 ; 三是会议主持词。 在这里笔者重点谈谈如何准备会议主持词， 它又叫程序稿， 通过主持人在会议期间的讲话来体现会议的程序。 主持词的起草要注意三点 一是要力求文字口语化。因为主持词仅供主持人使用，其他与会人员没有主 持词的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出现晦涩难懂的古诗词，或过分华丽 的辞章。 二是要注意会议程序的衔接。讲话要承前启后，简明扼要地总结前面发言人 的讲话要点， 顺理成章地引出下一个发言人。 语言要力求简洁， 避免重复和啰嗦， 切忌话中套话，使人听不出头绪。 三是主持词的内容要提纲挈领，不要有论述性的话语，篇幅不宜太长，以免 冲谈会议的主题。 八选择布置会场开会要借助于一定的场所。 会场条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理会起到不可忽视的作 用，直接影响到会议的效果。因此，要重视会场的选择和布置。 会场的大小要根据参会人数的多少来定，还要根据会议的需要考虑会场的设 备，如会场的照明、空调、音响、录音、多媒体等设备。会场的布置是办会工作 的一项