预习Word邮的件合并功能用法.pptVIP

邮件合并 本章主要讲述以下知识点 邮件合并的产生的由来 如何制作邮件合并 ■在日常生活和工作当中,经常要处理一些 相同或相似的工作,比如: 在学校里要给大量的学生邮寄家长通知书 在公司里要给大量的客户寄送邀请函 在过生日的时候要给大量的同事发送请帖 在结婚时要大量的制作喜帖 ■这些生活或工作中碰到的事情有相似的特 点 发送或制作的量很大 内容相同或相似 ■如果手工逐一解决这些问题会很繁杂,虽 然没多大的难点,关键是量大。微软为了 解决这些问题在word里提供了邮件合并的 功能。 邮件合并产生的由来 ■邮件合并名字的由来是起初:单位经常要向外发 送公函,工作人员需要反复的的抄写邮政编码、 收信人信息,比如:地址、街道啊、电话等等。 ■邮件合并功能最开始就是从这些需求中研发出来 的,它批量的处理,大大的提高了工作效率。 ■随着时间发展和工作的多样性,该功能开始用在 其它领域,往往并没有和邮件邮编等产生联系, 但邮件合并的名称由来已久所以该名称一直沿用 到现在 邮件合并的主要功能 ■其功能是: 批量处理 批量制作 ≥批量输出 邮件合并的主要使用领域 ■理论上说凡是需要进行内容几乎相同,且 需要批量制作处理的文档一般都可以尝试 采用邮件合并的功能 具体表现在 员工档案管理 工资条 请帖 邀请函 如何使用邮件合并 要想使用邮件合并需要掌握以下知识: 邮件合并使用的前提条件 邮件合并制作的步骤 邮件合并使用的前提条件 ■条件: 条件一、必须有主文档 ≥条件二、必须有数据源 要搞清楚何谓主文档 何谓数据源 何谓主文档? 主文档其实就是一个普通的wod文档 它是实现邮件合并的前提,没有主文档就无法合 并 只有word才提供邮件合并的功能 ■它是一个平台 它在邮件合并中扮演一个平台的作用,通过这个平台和目 标数据逐一的合并而产生新的文件 在整个合并当中平台是不变的,变的只是与它合并的数据 看看这个平台的特点 平台的特点 ■平台可以什么都没有--空文档 但一般不这么做 ■平台里可以包含 页眉页脚、批注、脚注、水印、表格、图形、 图像等信息 ■平台的页数可以有一页或多页 ■平台的纸张大小和纸张方向可以一样也可 以不一样