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文控管理办法 1、编制目的 为确 XXXXX项目部文件、资料控制和管理的标准化、规范化，以及与 竣工资料的有效对接，规范工程文件管理。 2、适用范围 适用于 XXXXX项目部和下属各机组施工全过程，包括施工、验收、试 运投产各阶段。 体现于文件、 信息资料的收集—整理—分类—分发传 递及存档全过程。 3、职责 工程参建各机组根据工程实际情况成立相应的文件控制管理部门， 负 责本机组所有文件书写、打印、印制、审核、收发及管理工作 , 认真 执行监理、 业主制定并下发的各项文控管理制度， 记录并保管所有质 量、安全、施工管理、环境保护的施工资料。资料记录必须真实、完 整、齐全，填写及时、准确、字迹清晰，符合标准要求，不得随意涂 改。 项目部各专业负责人负责对接收文件及资料审核， 拟定处理计 划并报项目经理审批后，交项目部文控统一处理。 4、工作内容 文件分类方法 各机组按文件来源单位编制目录； 根据各自的实际情况编制一级目录、 二级目录、三级目录。 电子版文件按文件亦应建立一、二、三级文件目录 . 纸制版文件按一级目录分类建立文件柜， 按二级目录进行分区， 按三 级文件目录建文件夹。 文件控制编码 为了规范文件编码， 便于文件索引、查阅和分类归档、 规范文件管理， 各机组的文件编码应遵守项目部编制的《文件控制编码细则》 。 所有收到和发出的文件，必须进行编码和登记，并录入电子表格和 电子数据库，以方便查询。 文件控制和管理 文件发放管理 发文登记 1）待发文件需经文控核稿并登入台帐，登记时，应注明文件标题、 密级、文件编码、拟稿部门、分发情况、份数、发文时间。 2）文控人员应按发文所列收件人进行发文，做好发文记录，并跟踪 文件办理状态。 文件盖印 文件盖印表明文件的严肃性，对于涉及投资、质量、设计变更等重要 事件的文件须加盖印章后发送， 否则视为无效文件。 盖印时应注意以 下几点 : 1）印章使用须经项目经理同意后由资料员盖章，任何人无权私自盖 章，根据签发资格人和文件类型、性质选择相应权限之印章； 2）盖印份数与原稿标准印刷份数相同，多余份数不盖章； 3）盖印位置应在落款正中央，上不压正文，下不压日期，印章下沿 要稍稍压盖在落款年月之上，即“骑年盖月” ； 4 ）印章必须端正、清晰。盖印时要稳当，对好方位，切勿歪斜或颠 倒。 5 ）印章由文控部资料员负责保管、供用、登记，并建立印章使 用台账。 文件发送 文控人员进行文件发送必须严格按照文件标注的发送范围 （收、抄送 单位/ 个人）进行本工程文件的发送，要求以下三种方式分别进行： 1）人工送达。 适用于图纸、 管理文件、 技术文件以及涉及拨付款、 工 程变更、重大质量、安全问题等事件时的文件传送。 2）通过网络或即时通讯软件发送。各机组之间往来的通用公文、工 程报表均可采用此方式进行。 对于其它非重大事件的文件也应优先采 用此方式进行。 3）传真发送。适用于没有网络条件的单位之间往来文件的传递。 文件发送的回执确认 为了确保文件发送准确到位， 证实文件已成功发送， 对方已成功接收。 应根据发送文件的方式分别进行确认， 回执确认必须做到及时， 并记 录签收人、时间等信息。 1）人工送达类文件的回执确认。 在进行发文的同时， 应配送一张 《文 件传送单》，收文单位收到文件后，立即填写该单，反馈发件人。 2）通过网络或即时通讯软件发送类文件的回执确认。各机组在进行