新希望公益协会会议与会议群管理制度.docxVIP

新希望公益协会文件 新希望〔2013〕3号 新希望公益协会会议制度及会议群管理制度 一、 会议形式 部门会议：传达部长会议精神，安排部门内工作，加强部门成 员联络、交流； 部长会议：各部门工作汇报、协会工作总结以及之后各部门工 作安排； 全体工作人员大会：供协会内工作人员间的白由交流、讨论； 年会召开：工作人员和会员接触、交流。 二、 与会人员 部门会议：各部门白行安排； 部长会议：会长团成员、秘书处、各部长、工作小组负责人、 和部门内一名工作人员（各部门白行决定）参会； 全体工作人员大会：要求全体工作人员到会； 年会：工作人员和会员全部到会。 三、会议时间 部门会议：由各部门根据需要白行安排； 部长会议：每隔一周周日21:30召开（如遇全体工作人员大会 召开；部长会议则提前至周六21:30，如无必要召开则取消）； 全体工作人员大会：每四周召开一次（周六 20:00点）； 年会：每年寒假或暑假召开（具体时间可灵活安排）。 四、 会议议题 部门会议：议题由部门内部白行安排； 部长会议：会长团、各部门有需要解决或讨论的问题，开会前 上传到办公室群共享或以电子邮件形式发送至办公室， 由办公室按重 要程度筛选并在会前通知参会人； 全体工作人员大会：办公室在会议前三天天发出会议通知同时 开始接收各工作人员的议题，筛选、总结之后发送至各工作人员。 五、 会议纪律 部长会议召开前各部门按时将议题和部门内出席部长会议的 人员名单发送至办公室； 办公室在会议前须准时知会所有参会人员会议议题； 由于部长会议每次参会人员可能不确定，由人事部负责考勤的 人员提前会议半小时建立讨论组； 所有参会人员不得无故缺席、迟到、早退；人事部做好出勤考 核； 由秘书处对部门会议的质量、会议频率进行考核，督促各部门 提高部门会议效率； 在开会时，会议议题的讨论需逐项进行，某一议题尚未讨论结 束不得随意插入其他无关此议题的内容； 办公室在开会时做好会议纪要，并在次日22:00之前发送至所 有参会人员。 六、协会会议群管理 由于协会发展的客观因素制约，协会会议采用 QQ群进行。 鉴于会议群加入新成员之后，群里聊天情况比较多，这会造成部 分成员屏蔽群消息，而使协会通知无法及时下达。特制定此管理 制度以规范会议群。 1、 所有成员不得屏蔽会议群，因白己屏蔽会议群导致通知 没有正常收到，后果白行负责。 2、 群内仅用于会议内容、发通知、以及联络作用。如果因 闲聊、联络而将发的通知等内容顶上去的，需白己重新粘贴下来， 否则，通知因此而不能传达后果由这些人负责。 3、 会议群内不得发送广告信息，发送广告邮件，共享广告 内容，一经发现，对发送者提出口头批评。 4、 加入会议群之后，尽快白行或者找管理员修改群名片。 对长期不修改群名片的成员由管理员移除。 5、 群成员的加入需进行身份验证，如有不明身份人员加入， 管理员及时移除。 6、 各部门内部事务，尽量到部门群交流。 7、跨部门交流，等双方或者多方取得联络后尽量私聊或者 建讨论组。 8、 新希望公益官方群用于所有成员聊天、交流。 9、 开会时间字体适中，要求清晰、不得随意放大量大型图 片。 10、 为了提高会议群的开会效率以及使会议群的规模在可控 范围之内，由会议群管理员定期（半年为一个周期）将某些消极 参会（半年的会议中三次以上含三次未参加协会群会议） 的成员 移除出会议群，以示惩戒。 11、 群内文件（含群邮、群共享）不得随意外传，如其他需 要相关文件，需通过联络办公室或外联部报理事会批准的正常途 径方可。 注：如有特殊情况另行协调。 新希望公益协会办公室 二。一三年十二月