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第三讲 干部人事档案的利用工作 1、 查借阅工作的基本原则 干部人事档案的利用，实际上就是查借阅。是指干部人事档案管理 部门以所管理的干部人事档案为基础，通过一定的方式和方法，为社会 各方面提供服务的工作。查借阅工作必须符合“严格管理、安全保密、 规范程序、方便利用”的原则。 首先是严格管理。对于本部门保管的干部人事档案，首先要建立健 全查借阅制度，按照干部管理权限，明确可以查借阅档案的工作范围， 规定可以查借阅档案的事由，对查档人员的身份、级别等做出相应的限 制。 其次是安全保密。干部档案许多信息需要严格限制知情范围或严格 保密，一是设计党和国家秘密的信息必须严格保密；二是组织内部掌握 的信息需要严格保密；三是干部个人的私密信息不能扩散。对档案利用 中的安全保密问题， 《中华人民共和国档案法》规定，“保密档案的管 理和利用…必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理” ， 对“擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的”要追究法律责 任。 《中华人民共和国政府信息公开条例》规定，“不得公开涉及国家 秘密、商业秘密、个人隐私的政府信息” 。 第三是规范程序。一般来说，查档人员首先要在本单位履行报批手 续，由本单位领导对是否需要查档、查阅哪些档案内容进行把关，按照 要求进行签批并加盖印章；管档部门对查档需求要进行审查，确保符合 规定、手续完备，并按程序报领导批准后提供相应的查借阅服务。查借 阅档案可以分成接待外单位查档和单位内部查档，都要做到明确程序、 审查手续。 第四方便利用。中组部组通字 [2007]34号文件根据工作实际，合理 简化了查档程序，取消了以前查档需要事先审批的规定；根据经济社会 发展的需要，将办理社会保险、公证等需要的也列为查阅干部档案的事 由，以方便利用。 2、 干部档案查借阅中存在的问题及要求 中组部先后印发了多个规范干部档案查借阅工作的文件，对查借阅 干部档案的单位范围、事由、审批手续等做出了明确规定。中共昆明市 委组织部也于2008年下发了 《关于进一步规范市管干部档案查阅工作的 通知》 （昆组通[2008]19号），并印制了查档审批表。审批表需要填写 查档对象、查档人员、查档事由、查档内容和查档案单位意见等5栏， 也就是要写明查谁的档案，谁来查、为什么查、查什么内容，以及谁批 准查。要审查 《查借阅干部档案审批表》中查档事由和查档对象、查档 内容是否一致；查档人员身份是否符合要求；复制档案材料的要求是否 明确合理；查档单位领导签字和盖章是否符合规定。 档案查阅工作中注意以下常见问题： 1、使用不规范的查档审批表 《关于进一步规范干部档案查借阅工作的通知》规定，“查借阅市管 干部档案，必须按要求如实填写 《干部档案查借阅审批表》” ，“查借阅 人员须持 《干部档案借阅审批表》和本人有效工作证件” 。实际工作中 常见使用不符合要求的查档审批表，如使用旧查档审批表等情况。没有 查档审批表，或者只带介绍信来查档的，按照规定一律不予受理，要求 查档单位重新办理手续。 《干部档案查借阅审批表》标准表样已从网络 系统上发给大家，请按照标准表样翻印使用。组织工作网上也有电子版 的表样，已联通组织工作专网的单位可以下载使用。 2、 “查档内容”栏填写不规范 “查档内容“栏填写需要查借阅哪些档案材料，常见问题包括：一是 填写查档内容过于笼统。查档内容就是根据查档事由，需要查借阅的档 案材料的具体种类。填写“查档内容”必须写明要查阅材料的内容，但可 以不列出具体的材料名称。如果需要复制，必须在“查档内容”栏中详细 列出材料明细。二是未填写利用方式。干部档案有查阅、借阅、复制三 种方式。中组部要求借阅档案和复制档案材料，必须在“查档内容”栏内 注明，并说明理由。对未写明利用方式的，只能供查阅，不得复制。 3、 “查借阅事由”栏填写不规范 “查借阅事由”栏填写查档的原因和用途。按照规定，可以查阅市管 干部档案的事由包括： （1）干部人事工作需要：包括干部考察、任免、调动、政治审 查、组织处理、入党、出国 （境）、退 （离）休、工资待遇、治丧、制 作档案副本等。 （2 ）办理案件工作需要：办理案件的主题专指各级纪检监察、检