档案与档案实务 电子档案管理 15共享档案赢春天——电子档案管理.pptVIP

Network Optimization Expert Team Network Optimization Expert Team Archives and archival practices 现在的档案，都有纸质文件和电子文件双套归档。那电子档案是怎样一种档案呢？ 共享档案赢春天——电子档案管理 一、电子档案的定义 所谓电子文件是在指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。 二、电子档案的特点 （一）对设备的依赖性。 （二）载体的非直读性。 （三）信息和载体可分离性。 （四）信息的易更改性。 （五）信息共享性。 三、电子档案的整理归档 （一）分类排序???? 分类、排序是将存储载体上传递的零散的电子文件标引、组合，使电子文件存储格式处于一致有序状态。在这一过程中，档案人员要对电子文件进行检查和系统地整理。如对电子文件的调整，目录和表格的编写、填写，电子文件格式转换等一系列的加工整理工作。 （二）建立数据库???? 建立数据库前应对电子文件进行分类编号，使其达到总体上的有序状态。组建数据库的主要内容有：??? 1.对电子文件进行分类编号，建立检索文件??? 2.对电子文件进行登记 四、电子档案的保管与利用 （一）保管 归档电子文件除了符合纸质档案的所有要求外，还应符合下列条件： 1.归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。 2. 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压； 3. 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离； 4. 环境温度选定范围：17-20度；相对湿度选定范围：35%-45%。 四、电子档案的保管与利用 （二）利用应注意几点： 1.归档电子文件的封存载体不应外借； 2.未经批准，任何人或单位不允许擅自复制电子文件； 3.利用时应使用拷贝件； 4.利用时应遵守保密规定； 5.对具有保密要求的归档电子文件采用联网方式时，应遵守国家或部门有关保密规定，有稳妥的安全保密措施； 6.要严格界定电子档案的利用范围，利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。 五、电子档案的鉴定销毁 到保管期限的电子档案要经过鉴定，确认没有保存价值后，经合法程序审定后，进行销毁，具体办法参见国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。 属于保密范围的电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，不属于保密的可进行逻辑删除。 小结 本节介绍了电子档案的定义、特点、作用以及收集归档、保管、利用、鉴定、销毁等。电子档案的作用也是不容忽视的。 实训 把你电脑上的电子文件分类归档，进行整理一下吧。 谢谢学习 * * * * * * * Network Optimization Expert Team Network Optimization Expert Team * * * * * * *