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（行政管理）行政机关办 会基本知识 1 、会议计划（会议方案）。 首先，会议计划应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对 象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等，即 会议六要素的具体化。 其次，会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件， 会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其 他活动。 再次，决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、会 务组、临时秘书处或筹备委员会。 会议计划由办公室（或者是指定的科室、部门）、会议秘书组或者秘 书拟订、提出，总体要求是越详细越好。经领导审核批准后再由会议 各工作组或秘书秘书处组织人员分头按计划执行。 2 、会议成本预算。一般来说，会期超过一天的会议，必须计算 成本，作出预算。 （二）文件准备 较重要的会议都需要事先准备会议文件。会议文件有两大类：一类是 供会上学习参考的文件资料。另一类就是会议本身所产生的文件。 会前需要准备的文件大致有以下 9 个方面： 1 、会议须知。会议须知是向与会人员提供的、使与会人员了解掌握 会议全过程安排的会议文件。内容一般包括会议议程、分组讨论安排、 作息时间、食宿安排、活动安排、纪律要求、会务组织等。 2 、主持辞。主持辞是主持会议的领导引