档案整理工作的内容和原则[1].doc

档案整理工作的内容与原则 三、档案整理工作的原则 档案整理一般具有三大原则。 1、档案的整理应该充分利用原有的整理基础 档案作为一种历史文化遗物，不仅记录了当时的实践活动，而且反映了长久以来对档案整理和保存的情况和成果。我们在整理档案时，要注意对历史和前人的劳动的尊重，充分利用以前的整理基础。这样可以提高档案整理工作的质量和效率。 我们国家的档案界使用“利用原基础”进行档案整理，这是多年来实践证明比较贴近实际的一种方法，它具体包涵两方面的内容： 充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。凡是已经整理过的档案，只要有规可循，有目可查，就应该尽量保持原有的整理体系，切忌轻易打乱重整。原来不够合理的部分，可适当调整或通过编制检索工具等等一系列的措施进行补救。 要充分研究和利用原先的整理成果，不要轻易改变原来整理和保存的历史面貌。档案原有的整理状况反映着一定时期档案的整理水平与特点，应该注意分析和研究。对于它合理的部分应该适当的吸收和保留，即使原来整理错误的地方，也要经过认真研究后，再给予纠正。 2、档案的整理必须保持文件的历史联系 所谓档案文件之间的历史联系，就是文件在其产生和处理过程中形成的内在的相互关系，也称为“内在联系”或者是“有机联系”。按照档案文件的形成规律，保持档案文件在形成活动中的固有联系，才能整理组成有机的整体。这同时也是档案区别图书、资料的一个重要的特点。 档案文件之间的历史联系，主要表现在来源、时间、内容和形式等方面。 （1）、档案文件在来源方面的联系 每一份文件形成的单位或者个人，其在来源方面存在着不可分割的联系。在整理档案时，必须保持文件的固有的联系，不可以随意拆散和任意的脱离其形成单位。从全部整理工作程序来看，来源联系是档案文件之间的首要联系。 （2）、档案文件在时间方面的联系 形成档案的单位和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶级性，因而使得文件之间具有自然的时间联系。我们在整理这些文件时，要保持文件之间的这种时间联系。 （3）、档案文件在内容方面的联系 档案文件是机关或者个人行使只能和进行工作活动的产物，其形成者的特定活动构成了档案文件内容上的联系。档案文件在内容上的联系，往往是最重要的联系。 （4）、档案文件在形式方面的联系 文件的内容必然是通过一定的形式表现出来的。其形式包括内部和外部两个方面。因此，在必要的情况下，应该按照文件形式方面的联系进行整理。 3、档案的整理必须便于保管和利用 对于档案的整理就是为了对档案文件的更好的保管和利用。便于保管和利用也是档案整理工作的基本出发点和最终要求。 对于不用种类的档案，应该根据实际情况进行分类整理，恰当地组合，在相应的范围内要求保持文件最优化的联系。 文件收集整理注意事项 一、文件收集注意事项： 1、归档文件应是激光打印件或合格的书写材料，以保证字迹的耐久性。 2、文件必须是红头文件归档，各类合同协议、签证验收的交接单、机组移交证书等材料，作为正本归档。 3、施工记录、验收单、修改通知单、工程签证单、试运行记录等，是按原件归档的各类签证单必须有亲笔签名。 4、设备厂家提供的各种资料要按原件归档，大的折叠成A4大小，过小的要进行托裱（如产品合格证）。 二、文件的整理注意事项： 1、工程档案注意：“单位工程”成套性、“分部工程”独立性。即一个一个整理“分部工程”，最后形成完整的“单位工程”案卷。 2、随时检查签字手续， 3、合格证的整理：合格证小且少，托裱在A4纸上（如果合格证两面都有字时，使用棉线装订，保证不遮盖字迹）并进行标识，按本张纸的个数标识，如一张纸有四个，就标注4-1、4-2、4-3、4-4.；合格证多，将合格证“阶梯状”形式托裱在A4纸上，并在每份合格证右下角自1开始编号，在托裱纸的右下角上标注“此页共xxx张”字样。 4、招投标文件不破坏原装订。 5、设计施工图按来图卷册顺序，整套归档，按专业单独存放。 三、各单位提交的档案都要制作成电子版本一份： 注意事项： 1、电子版资料的签字页必须是原件的扫描件，即体现签字人原笔字迹。 2、电子版的顺序要同纸质档案顺序一致。 3、电子版的档案号要与纸质档案号一致，涵盖的范围、内容也要一致。