【爆款】计划管理与时间管理.ppt

工作重要性分析 重要性 工作事项 非常重要 （绝对要做） 重要 （应该做） 不很重要 （可做可不做） 不重要 （可不做） 频次 时间 1、每日、每周、每月最重要的是哪三项工作 2、“非常重要”的工作事项，如果很紧急，则与时间管理无关 3、“重要”的工作事项越多，时间管理就越合理 4、一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项 5、特别注意对“重要”的工作事项进行分析 分析要点 时间管理启示（授权） 1、可以授权一定要授权，这样才能腾出更多时间做更重要的事情 2、下属暂时没你做得好不代表永远没你做得好 3、授权刚开始会花费你较多时间，但下属一旦胜任，你就会节省很多时间 4、做那些应该授权下属去做的事情很可笑，意味着你在花时间做下属的事。 1、会见前或会见开始时，约定会见所用时间 2、事先约定会见的具体目标 3、不良会见容易打乱其他时间安排，要坚决克服 4、学会对付无故拖延 时间管理启示（会见） 1、主管用于开会的时间约占工作时间的20%，如何用好时间很关键 2、自行主持召开的会议主要有“部门例会”“专题讨论会”等，自己可以决定的会议，要事先评估开会的必要性 3、养成以简明书面形式而非简单口头通知开会，即使只有几个人或十几个人 4、严格会议纪律 5、参加别人召集的会议，可请求召集人确定会议规则，以免浪费时间 时间管理启示（开会） 1、外出频繁的主管，需进行公出必要性评估，以便压缩公出时间 2、合理安排拜访路线 3、合理安排拜访时间 时间管理启示（外出） 1、突发性干扰的大小顺序为 2、拖延性干扰中，最需要克服的为：缺乏自律，许多因素你无法把握，但是你可以把握自己。 3、谁干扰了你，偷走你的时间？谁对你的干扰最大，别人？你自己？ 下属、上司、同事、客户、朋友、自己 大 小 时间管理启示（干扰） 时间管理的原则 1、80/20原则 例如：80%的销售量来20%的客户 20%的工作占整个工作80%的价值，集中80%的精力做那20%的工作。 一天中的15件要做的事，占80%价值的只有三件，认真挑选这三件事。 误区：面面俱到、完全主义、平均分配 80/20原则的运用 1、列出一天内所有的工作 2、对工作进行分类 价值80%的工作 价值20%的工作 事项一 事项二 事项三 事项四 事项五 事项六…… 80/20原则的运用 3、时间和精力分配 4、工作价值分类 5、时间和精力分配 价值80%的工作分配 价值20%的工作分配 事项一：需2小时集中精力 事项二：需1小时不受干扰 事项三：需2小时高效时间 事项四：可往后推 事项五：没时间就不做 事项六：可委托下属 …… 四象限工作法 1第一象限 紧急 重要 2第二象限 不紧急 重要 3第三象限 紧急 不重要 4第四象限 不紧急 不重要 紧急 不紧急 重 要 不 重 要 四象限原理解析 1紧急状况 迫切问题 限期完成的会议或工作 2准备工作 预防措施，价值观澄清 计划 人际关系建立 真正的再创造能力 增进自己的能力 3造成干扰的访问、电话 信件、报告 某些会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事 4忙碌琐碎的事 处理文件 电话 浪费性时间 逃避性活动 紧急 不紧急 重 要 不 重 要 养成习惯 1、每周将工作排出优先次序 2、在高效时间里完成重要工作 3、授权 4、有效对付干扰 5、明确的生活和工作目标 6、保证一天内有一段时间不受干扰 7、会利用零星时间 8、有得力助理或文员、充分利用电脑等现代办公设备 养成习惯 9、文件柜、办公桌整洁、条理清晰 10、在固定的时间处理往来函件 11、丢掉无用的文件 12、将每件事善始善终，避免多头处理 13、万不得以才召开会议 14、常年使用工作效率手册 15、学会休息、娱乐与业余爱好 一、时间管理的原则 二、有效设定目标的原则 三、如何做计划 培训内容 本章重点 1、什么是目标管理 2、如何根据SMART原则设定目标 二、有效设定目标的原则 目标管理的六个要素 1、上司与下属共同参与制定 2、与高层一致 3、可衡量 4、关注结果 5、及时的反馈与辅导 6、以事先设定的目标评估绩效 目标管理的好处 1、抓住重点 2、关注结果 3、考核的依据明确 4、激发下属的承诺和工作的主动性 5、统一目标，劲往一处使 6、在各自层面上工作 7、下属能力提升和职业发展快 目标设定常见的问题 1、目的与目标的混淆 2004年的目的：增收节支 2004年的目标：行政费用比去年下降15% 目标设定常见的问题 2、定量目标与定性目标 定量目标：下半年销售额增加产15% 定性目标：下半年制定新的行政考核标准 定性目标的误区： 无法衡量 方法：制定时同时定出标准 SMART原则 Specific –具体的 Measurable –