公司文件格式管理规定.docVIP

**-CS-BG-01-2016 PAGE4 / NUMPAGES11 公司文件格式管理规定 总则 1.1 为规范公司文件管理，提升企业形象，使公司经营管理类行文、资料处理工作，规范化、制度化、科学化，特制订本办法。 1.2 本办法适用于公司内部所有正式文件、文档及资料，如体系文件、管理文件、制度、通知、通报、红头文件等； 1.3 本办法不适用于技术文件，技术文件格式由工程技术中心出具； 职责权限 2.1 办公室负责本办法的制定、修改、解释和实施。 2.2 总经理负责本办法的审批。 2.3 各部门负责本办法的宣贯与实施。 文件格式排版 纸张 公司的文件纸张用标准的A4打印纸； 体系文件页眉左上角为文件编号，中间为文件名称，右上角为版本号； 企业管理文件页面左上角为公司logo，右上角为文件编号。 结构层次及编号 文件在结构层次上由章、条、段、列项、附录组成。章是文件内容划分的基本单元，条是章的细分。段是章或条的细分。列项由一段后跟冒号的文字引出； 章：每一章均应有标题。使用阿拉伯数字从1开始对章编号，编号应从“目的”一章开始，一直连续到附录之前； 条：同一章节或层次下，有2段或以上的内容时方可以设条。使用阿拉伯数字对条编号，第一层次的条（例如4.1,4.2）可分为第二层次的条（例如4.1.1,4.1.2等），需要时，一直可分到第四层次（4.1.1.1.1）； 段：段不编号； 列项：列项应使用数字编号（后带半圆括号的阿拉伯数字）或字母编号（后带半圆括号的小写拉丁字母）在各项之前进行标识； 附录：按照条文中提及附录的先后次序编排附录的顺序。每个附录应有一个编号。附录编号由“附录”和随后表明顺序的大写拉丁字母组成，字母从“A”开始，例如“附录A”。如果只有一个附录仍应标为“附录A”。附录编号后跟附录标题。 文件编号规则见附录A《公司文件编号规则》 字号、字体 标题编号及标题字号及字体 文件标题为三号黑体，居中； 章标题置于编号之后，编号和标题均为四号黑体； 条标题置于编号之后，编号和标题均为小四号黑体； 条文字置于编号之后，编号和文字均为小四号宋体； 列项及其编号均为小四号宋体； 附录编号及标题均为小四号黑体； 正文字号及字体 正文中字体为宋体小四号字，无特殊要求字体颜色均为黑色； 图表大小可根据需要设定，图表标题用宋体，加粗，小四号字体；图表内容中，标题栏需用宋体，五号字体，加粗；图表其它正文内容文字用宋体，五号字体； 图表及正文的说明、注解文字用宋体，五号字体； 行距、缩进 文件标题为2倍行距； 章的编号顶格编排，章的编号与其后的标题之间空一汉字间隙，章编号及标题为2倍行距； 条的编号顶格编排，条的编号与其后的标题或文字之间空一汉字间隙，回行时顶格编排，条编号及标题为1.5倍行距； 段的文字空2个汉字起排，回行时顶格编排。除编号外，其他各项均应另起一行空2个汉字起排。例如段、列项，均应该另起一行空2个汉字起排。段的文字为1.5倍行距； 列项的字母编号均应空2个汉字起排，列项字母编号与其后的文字之间空一汉字间隙，回行时与上一行文字对齐。列项编号及文字为1.5倍行距。 页边距 页面的页边距：上为2.5厘米，下为2厘米，左为2厘米，右为2厘米，页眉顶端距离为1.5厘米，页脚底端距离为1.2厘米；文件应左侧装订，装订线0.5厘米； 页眉页脚 页眉字体为黑体小四，页眉的文件编号下方应标注本文件所代替的文件的编号，若为新增文件，则不标注。可参见本文件； 页脚的中间设置页码，页码需体现当前页数和总页数，使用“当前页数/总页数”的格式，字体为Times New Roman五号数字，居中。 封面 单一文件可以不设置封面，文件汇编、体系文件需要设置封面； 封面格式要求： 左上角为文件类别，宋体，小四号字，加粗；右上角为文件编号，黑体，小四 字，加粗； 若文件为修订升级版本，需在文件编号下方标注代替旧版本文件的编号。如本文件“代替RR-HTS-BG-01-2015”； 如需说明“保密等级”“紧急程度”，在文件编号下方标注“保密等级”“紧急程度”，字体为黑体，小四号字，加粗，1.5倍行距； 文件标题是宋体，一号字，加粗，居中； 标题下方标注：“编制”“审核”“批准”，楷体，三号字，居中； 企业管理文件封面下侧标有：执行部门、抄送部门、责任部门、印发时间，字体为宋体，四号字，加粗； 体系文件封面下侧标有：发布时间，实施时间，字体为宋体，四号字，加粗； 体系文件封面格式标准见附录A； 企业管理文件封面格式标准见附录B。 无封面公司内文件格式要求： 在文件末尾处增加“编制”“审核”“批准”，字体为四号，宋体，