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公司内部会议管理制度
目的
为实现公司的经营、管理目标,进一步规范会议程序,严肃会议纪律,提高公司各类会 议的效率,特制定本办法。
适用范围
公司各类会议:
2.1公司性会议(详见附件1):
2.1.1例会:总经理办公会(周会)、月度经营和管理分析会(含员工建议反馈) 、季度
经营和管理分析会、季度房地产市场走势分析会、半年总结会、年度总结表彰会、工程项目 月例会;
2.1.2临时会议:业务专题会、动员会、座谈会、对外接待会、通报会等;
2.2部门会议(略)。
会议召开原则
3.1按照“重要、紧急、必须”的三原则组织召开;杜绝召开没有明确议题、没有准备、 无实质意义、单独沟通可解决问题的会议。
3.2公司性临时会议根据董事长或总经理批示意见召开。
职责权限
4.1总经理负责组织召开公司性会议,会议安排(内容、时间等)报董事长;
4.2行政管理部负责公司性会议的筹备、会议服务及记录;
4.3主办部门或分管领导负责组织召开业务专题会。
4.4各部门负责人负责组织召开部门会议。
工作程序
5.1公司性会议
5.1.1会议准备
行政管理部负责筹备公司性会议:
秘书根据议题拟好会议议程,与总经理沟通确定会议时间、地点、议题、与会 人员、主持人等;
5.1.1.2秘书进行会议通知(见附表 1),做好会议准备工作(参照附件 2:《会议准备工
作表》)。
根据会议性质,可提前向与会人员发放电子版会议议题相关材料(需保密或紧 急事件等特殊情况除外),以提前思考,提高会议效率。
凡已进行通知的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排其他新的会议时,秘书 应立即通知与会人员。
有外单位人员参加的会议视具体情况安排车辆接送,专人接待,并提前与其沟 通会议相关内容。
5.1.2会议召开
5.1.2.1会议主持人须遵守以下规定:
不迟于会前5分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。
会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注 意的问题等,进行必要的说明。
议题讲解人概括介绍议题主要内容后,主持人组织与会人员发表个人观点。
对于决策性会议主持人应引导会议做出结论,避免议而不决。
主持人为会议考勤的核准人。
与会人员须遵守以下规定:
准时参加会议;
积极发言,发言应围绕核心议题,条理清晰、重点突出,语言精炼,禁止离题 发言,以确保议程顺利推进及会议效率,与会人员均有责任纠偏。
会议安排工作落实,及时、准确传达会议要求传达的工作。
会议记录
公司各类会议原则上均应确定专人进行会议记录(格式见附件 3)。
会议记录员的确定应遵守以下原则:
公司性会议原则上由行政管理部秘书负责记录工作。
各部门应常设一名会议记录员,负责本部门组织会议的记录工作。
如有必要,主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要,临时指定 会议记录员。
会议记录员应遵守以下规定:
做好会议的原始记录,根据会议主持人的要求整理会议记录或纪要。最迟于 24小时内(有要求的按要求时间完成)经主持人审定后提交相关人员会签。
会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性。
会议记录本为专用本,用完归档。
5.1.4会议决议及安排工作跟进
5.1.4.1行政管理部应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、完成时间和标 准等会后跟进安排向与会人明确,并跟踪督办。
5.1.4.2工作跟进的依据以会议记录或会议纪要为准。
5.1.5会议纪律
5.1.5.1保守会议秘密,在会议决议未正式公布以前,不得私自泄露会议内容,影响决议 实施。如有违反,记严重不合格记录,每次罚款 50元以上。
5.1.5.2因故不能出席会议应提前向会议主持人请假,否则以缺席论处,每次罚款 50元
5.1.5.3参加会议的人员必须准时出席,迟到每次罚款 20元,迟到30分钟以上及早退者
以缺席论处,每次罚款 50元。
5.1.5.4参会人员必须严格遵守会议纪律,不得随意走动、说笑,与会期间应将手机调到 振动,高层重要业务电话可以接听(非重要业务电话尽量于会后接听) ,且应尽量简短,其他
人员不允许接听电话,如有违反,每次罚款 10元。
5.1.5.5以上罚款均在会议现场落实。
5.1.5.6不落实会议决议的按《工作质量评定管理办法》记不合格记录一次
5.2部门会议:自行参照公司性会议进行组织。
记录
6.1会议通知
6.2会议签到簿
附件1:公司各类会议一览表
2:会议准备工作表
3:会议记录、会议纪要格式
公司名称
会议通知
文件编号:
责任部门:
承办人:
会议内容:
主持人
会议时间
会议地点
序
号
所属部门
参加人员
签字
备 注
一
出席人员
1.
2.
3.
4.
5.
二
列席人员
6.
7.
8.
9.
公司名称
会议签到簿
文件编码:
责任部门:
承办人:
日期
时间
主持人
内容
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